Was ist ein reglementierter Beauftragter?

Reglementierte Beauftragte können u.a. Spediteure, Lagerhalter und Logistikdienstleister sein. Reglementierte Beauftragte werden vom Luftfahrt-Bundesamt zugelassen.

Reglementierte Beauftragte haben die Aufgabe, durch geeignete Sicherheitskontrollen, die Fracht als „nicht sicher“ (nicht sicher = unsicher oder Luftfracht mit hohem Risiko) oder sicher einstufen.

Die Aufgaben, bzw. Sicherheitskontrollen, erstrecken sich hauptsächlich auf die Prüfung der Lieferkette. Dabei wird u.a. geprüft ob die Sendung aus einer sicheren (hauptsächlich bekannter Versender) oder unsicheren Lieferkette stammt.

Lagerhalter, die als regB zugelassen sind, haben die Aufgabe bei der Frachtannahme festzustellen, ob alle Anforderungen eingehalten werden. Dazu gehören z.B. verschlossenes Fahrzeug, Fahreridentitätsüberprüfung, keine Manipulationen.

Auch die Frachtannahme ist eine Sicherheitskontrolle innerhalb der Lieferkette.

Die Statusvergabe, das heißt die Entscheidung, ob eine Luftfrachtsendung als sicher oder nicht sicher eingestuft werden muss, dürfen nur reglementierte Beauftragte vornehmen.

Zudem gibt es reglementierte Beauftragte die über genehmigte Kontrolltechniken verfügen (Frachtröntgengeräte, Sprengstoffspurendetektoren, etc.).

Diese reglementierten Beauftragten dürfen zusätzlich die nicht sicheren Sendungen nach der erfolgreichen Frachtkontrolle in sichere Sendungen einstufen.

Luftfrachtkontrollen mittels Kontrolltechniken werden durchgeführt um festzustellen, ob die Fracht sicher eingestuft werden kann. Mit “sicher” ist gemeint, dass keine verbotenen Gegenstände – wie z.B. Sprengstoff – in der Fracht versteckt sind.

Eine umfangreiche Information zum Thema, insbesondere zum Schritt-für-Schritt Ablauf der Zulassung, finden Sie auch in unserem Fachartikel “Reglementierter Beauftragter“.

Aufgaben eines reglementierten Beauftragten

Die sichere Lieferkette muss von allen Akteuren eingehalten werden. Daher sind die Rollen und Aufgaben der Beteiligten der sicheren Lieferkette klar definiert.

Die Aufgabe des reglementierten Beauftragten ist die Einteilung uns Statusvergabe von Luftfrachtsendungen in „sicher“ oder „unsicher“, bevor die Sendung bei einem Luftfahrtunternehmen angeliefert wird.

Nur „sichere“ Sendungen dürfen in ein Luftfahrzeug verladen werden.

Wenn eine Sendung als „unsicher“ eingestuft wird, hat der reglementiere Beauftragte dafür zu sorgen, dass die Fracht vor der Anlieferung bei der Airline (Luftfahrtunternehmen oder dessen Handlingsagenten) wieder als „sicher“ eingestuft wird. Dies kann nur mit zugelassenen Kontrollmethoden erfolgen. Die Kontrollmethoden und die Techniken werden durch das Luftfahrt-Bundesamt zugelassen bzw. genehmigt.

Geeigneten Kontrollmethoden des reglementierten Beauftragten für Frachtkontrollen können bspw. sein:

  • Durchsuchung von Hand (PHS)
  • Röntgengeräte (XRY)
  • EDS-Geräte (EDS)
  • Sprengstoffspürhunde (EDD)
  • ETD-Geräte (ETD)
  • Sichtkontrolle (VCK)

Sollte der sendungsabwickelnde reglementierte Beauftragte nicht selbst über zugelassene Kontrollmethoden verfügen, so kann er einen anderen reglementierten Beauftragten mit der Durchführung der Frachtkontrollen beauftragten.

Nachdem die Fracht einer erfolgreichen Frachtkontrolle unterzogen wurde, wird sie als “sicher/SPX” eingestuft. Der Sicherheitsstatus wird auf den Begleitdokumenten der Sendung schriftlich festgehalten.

Mit diesem Vermerk kann der reglementierte Beauftragte eine erfolgreiche Kontrolle der Sendung gegenüber den anderen Beteiligten der sichern Lieferkette nachweisen.

Was bedeutet die Abkürzung RA?

RA bedeutet “regulated Agent – reglementierter Beauftragter”

Reglementierte Beauftragte sind vom LBA zugelassene Unternehmen, die Sicherheitskontrollen für Luftfracht gewährleisten. Reglementierte Beauftragte entscheiden ob Luftfrachtsendungen sicher oder nicht sicher sind.

Spediteure können reglementierte Beauftragte sein (sendungsabwickelnder regB)

Logistikdienstleister (bspw. Lagerhalter und/oder Verpackungsdienstleister) können reglementierte Beauftragte sein.

Kontrollanbieter verfügen über den Status als reglementierter Beauftragter. Kontrollanbieter kontrollieren unsichere Luftfrachtsendungen durch zugelassene Kontrollmethoden. Die Kontrollverfahren- und Techniken müssen vom LBA genehmigt sein.

Luftfrachtsicherheitsprogramm

Die Erstellung eines Luftfrachtsicherheitsprogrammes ist eine Voraussetzung um vom LBA als reglementierter Beauftragter zugelassen werden zu können. Im Luftfrachtsicherheitsprogramm ist das Unternehmen darzustellen und es muss erläutert, welche luftfrachtrelevanten Tätigkeiten und Sicherheitskontrollen ausgeübt werden.

Auch die Verfahrensweisen, wie diese Arbeiten ausgeführt werden, ist im Luftfrachtsicherheitsprogramm detailliert zu beschreiben. Dazu gehören beispielsweise die Annahme von Luftfracht im Lager oder die Erstellung der Begleitdokumentation (AWB´s) im Büro.

Das Luftfrachtsicherheitsprogramm ist durch den Sicherheitsbeauftragten bzw. seinen Stellvertreter immer aktuell zu halten.

Änderungen im Unternehmen, wie beispielsweise der Umzug in andere Geschäftsräume oder bauliche Veränderungen, sind frühzeitig – möglichst 3 Monate vor Beginn der Veränderung – dem Luftfahrt-Bundesamt zu melden.

Ein Wechsel oder Wegfall des Luftfrachtsicherheitsbeauftragten muss innerhalb von 10 Tagen gemeldet werden.

Das Luftfracht-Sicherheitsprogramm (LFSP) besteht aus folgenden Kapiteln:

1. Kapitel – Inhaltsverzeichnis und Revisionsstand

2.Kapitel – Organisation und Verantwortlichkeiten

3.Kapitel – Personal

4.Kapitel- Interne Qualitätssicherung

5.Kapitel – Schutz der Betriebstätte

6.Kapitel – Einsatz von Unterauftragnehmern

7.Kapitel – Geschäftlicher Versender

8. Kapitel – Statusvalidierung von zugelassenen Stellen

9.Kapitel – Frachtabwicklung

10.Kapitel – Kontrollen

11.Kapitel – Notfallvorkehrungen

12.Kapitel – Anlagen

Dem Luftfrachtsicherheitsprogramm sollten folgende Anlagen beigefügt werden:

  • Grundriss und Geoinformationsbild mit Einzeichnung der Zugänge und deren Sicherungsmaßnahmen für den/die luftfrachtsicherheitsrelevanten Bereich/en
  • Handelsregisterauszug
  • Nachweise der Luftsicherheitsbeauftragten (Schulungsnachweise der Schulung 11.2.5 und Zuverlässigkeitsüberprüfung nach §7 LuftSiG)
  • Schlüsselliste
  • ggf. Frachtannahmeprotokoll
  • Vorlage / Beschreibung wie die Statusvalidierung anderer Stellen erfolgt

regB Statusvergabe – Inhaltliche Angaben bei der Statusvergabe

Die Statusvergabe wird auf den Begleitdokumenten der Luftfrachtsendung durch einen reglementierten Beauftragten vermerkt.

Um die Statusvergabe nachweisen zu können müssen die Begleitdokumente (Akten) immer vollständig sein. Die Begleitdokumente sind dem Luftfahrt-Bundesamt auf Anforderung vorzulegen.

Auf den Begleitdokumenten müssen folgende Angaben enthalten sein:

  • Die Zulassungsnummer des reglementierten Beauftragten, der den Sicherheitsstatus erteilt
  • Die Zulassungsnummer des reglementierten Beauftragten, der den Sicherheitsstatus akzeptiert (optional)
  • Die Kennung der Sendung, z.B. die Nummer des Luftfrachtbriefs (HAWB oder MAWB)
  • Der Sendungsinhalt sowie Stückzahl und Gewicht
  • Der Sicherheitsstatus der Sendung
  • Name oder Identifizierungsmöglichkeit der Person, die den Sicherheitsstatus erteilt hat
  • Das Datum und die Uhrzeit, wann die Erteilung stattgefunden hat
  • Der Grund für die Erteilung des Sicherheitsstatus

Wenn der Sicherheitsstatus auf den Begleitdokumenten vermerkt wird, muss dieser aufzeigen, für welche Beförderung die Sendung sicher ist. Diese Angaben werden mittels Abkürzungen kenntlich gemacht.

Wenn also der Sicherheitsstatus erteilt wird, muss gleichzeitig einer der folgenden Abkürzung beinhaltet sein:

  • SPX – Diese Abkürzung zeigt auf, dass die Sendung in Passagierflugzeuge, Nurfrachtflugzeuge und Nurpostflugzeuge verladen werden darf.
  • SCO – diese Abkürzung zeigt auf, dass die Sendung ausschließlich für Nurfrachtflugzeuge und Nurpostflugzeuge vorgesehen ist.
  • SHR – diese Abkürzung zeigt auf, dass die Sendung, sicher für Passagierflugzeuge, Nurfrachtflugzeuge und Nurpostflugzeuge gemäß den Anforderungen für hohe Risiken ist.
  • Wenn der Grund für die Erteilung des Sicherheitsstatus auf den Begleitdokumenten vermerkt wird, werden ebenfalls Abkürzungen verwendet. Auszugsweise:
  • KC – zeigt an, dass der regB die Sendung von einem bekanntem Versender erhalten hat
  • AC – zeigt an, dass der statusvergebende regB, die Sendung von einem geschäftlichem Versender erhalten hat (Achtung – dies ist in Deutschland nicht mehr möglich)
  • RA – diese Abkürzung steht für das sogenannte TPL Verfahren (die Sendung wurde bei einem regB erstmalig zu Luftfracht)

regB Statusvergabe – Möglichkeiten der Statusvergabe

Der reglementierte Beauftragte hat für die Statusvergabe der Luftfrachtsendung folgende Möglichkeiten:

Der regB erhält die Sendung von einem bekannten Versender: Da bei einem bekannten Versender die Ware zum ersten Mal als Luftfracht in Umlauf gebracht wird, muss diese keiner weiteren Kontrolle unterzogen werden und kann vom sendungsabwickelnden regB als sicher / SPX eingestuft werden.

Die Statusvergabe mittels Kontrollverfahren: Wenn eine Sendung als “unsicher” bei einem regB angeliefert wird, kann dieser die Sendung mit zugelassenen Kontrollmitteln und Kontrollverfahren als “sicher” einstufen. Ein zugelassenes Kontrollverfahren kann beispielsweise die Kontrolle mittels Röntgengerät oder mittels Sprengstoffspürhund sein.

Der RegB erhält die Sendung von einem geschäftlichen Versender: Geschäftliche Versender können mittels einer “Geschäftlichen Versender Erklärung” vom reglementierten Beauftragten anerkannt und benannt werden. Anschließend können die Sendung als “sicher / SCO” eingestuft werden. Für in der Bundesrepublik Deutschland ansässige reglementierte Beauftragte ist die Möglichkeit ausgesetzt, geschäftliche Versender gemäß Ziffer 6.5.1 des Anhanges der DVO (EU) 2015/1998 zu benennen.

Es ist unzulässig in der Bundesrepublik Deutschland Sendungen in ein Luftfahrzeug zu verladen, die allein den Sicherheitsstatus „SCO” haben. SCO bedeutet sicher ausschließlich für Nurfrachtflugzeuge und Nurpostflugzeuge.

Für andere EU-Länder gilt der Status “geschäftliche Versender” teilweise noch.

regB Statusvergabe – Prüfschritte vor der Statusvergabe

Bevor ein sendungsabfertigender reglementierter Beauftragter einen Sicherheitsstatus für eine vermutlich sichere Luftfrachtsendung vergeben kann, muss dieser zunächst überprüfen ob alle Beteiligten in der Lieferkette in der “Unionsdatenbank zur Sicherheit der Lieferkette / EU Datenbank” aktiv gelistet sind. Zu überprüfen sind also bekannte Versender, zugelassene Transporteure, Lagerhalter und so weiter.

Behördlich zugelassene Transporteure sind auf der LBA Homepage zu überprüfen. Diese Überprüfung erfolgt durch einen berechtigten Mitarbeiter des reglementierten Beauftragten.

Außerdem muss (bei erfolgter bei Zwischenlagerung) das Frachtannahmeprotokoll auf Unstimmigkeiten überprüft werden.

Sollte die sichere Lieferkette nicht nachvollziehbar sein, bzw. nicht eingehalten worden sein, wird die Fracht als „not secured“ bei der Airline angeliefert und der Frachtbrief wird mit „not secured“ ausgestellt.

Die Fracht muss dann einer Luftfrachtkontrolle unterzogen werden um den Sicherheitsstatus der Sendung von “not secured” auf “secured / SPX” zu ändern.

Die Kontrolle kann nur von einem reglementierten Beauftragten mit zugelassenen Kontrollverfahren durchgeführt werden.

regB Statusvergabe – Wie lauten die Abkürzungen der Kontrolltechniken, die als Grund für die Erteilung des Sicherheitsstatus angegeben werden?

Nachfolgend sehen Sie eine Übersicht möglicher Kontrollverfahren und deren Abkürzungen. Bei der Vergabe des Sicherheitsstatus einer Sendung muss immer der Grund der Vergabe für den Sicherheitsstatus angegeben werden.

Der Grund für die Vergabe eines Status nach Luftfrachtkontrollen ist das bzw. die verwendeten Kontrollverfahren.

  • Durchsuchung von Hand (PHS)
  • Röntgengeräte (XRY)
  • EDS-Geräte (EDS)
  • Sprengstoffspürhunde (EDD)
  • ETD-Geräte (ETD)
  • Sichtkontrolle (VCK)
  • jede andere Methode (AOM)

Vorteile der Zulassung als reglementierter Beauftragter

Mit dem Status des reglementierten Beauftragten kann ein Unternehmen folgende Vorteile genießen:

  • Nur mit der Zulassung als reglementierter Beauftragter kann ein sicherer Sicherheitsstatus für Luftfrachtsendungen vergeben werden.
  • Der reglementierte Beauftragte ist ein Mitglied der sicheren Lieferkette.
  • Sie erhalten Aufträge von bekannten Versendern eher als die Unternehmen, welche nicht als regB zugelassen sind.
  • Sichere Sendungen, die von einem reglementierten Beauftragen in der sicheren Lieferkette gehandelt werden, müssen nicht kontrolliert werden (kein röntgen, etc.).
  • Sie haben einen Zeit- und Kostenvorteil gegenüber nicht zugelassenen Unternehmen.
  • Sie können behördlich zugelassene Transporteure beauftragten und haben zudem die Möglichkeit ausländische Transportunternehmen mittels Transporteurserklärung anzuerkennen.
  • Sie können unabhängiger von anderen, nicht zugelassenen Unternehmern arbeiten.
  • Sie erhöhen das eigene Image im positiven Sinne und können mit Ihrer Zulassung werben. Sie haben somit bessere Chancen, das Auftragsvolumen zu erhöhen, bzw. neue Aufträge und Kunden zu generieren.
  • Sie erhöhen die Sicherheit und Qualität im eigenen Unternehmen.
  • Ihre Mitarbeiter sind sensibilisiert, geschult und verfügen über das nötige Wissen über sichere Luftfrachtsendungen und die Lieferkette.
  • Sie erhalten eine individuelle Zulassungsnummer vom Luftfahrt-Bundesamt, die von allen Beteiligten der Lieferkette in der Unionsdatenbank eingesehen werden kann.
  • Luftfrachtsendungen von bekannten Versendern müssen nicht kontrolliert oder gar geöffnet werden. Viele Versender wollen dies aufgrund ihrer Qualitätsstandards vermeiden und greifen deshalb ausschließlich auf reglementierte Beauftragte zurück.
  • Sie haben den Vorteil einer schnelleren und einfacheren Abwicklung Ihrer Sendungen an allen Flughäfen.

Zulassung – Verlängerung der Zulassung zum reglementierten Beauftragten

Der Status des reglementierten Beauftragten ist fünf Jahre gültig.

Vor Ablauf dieser fünf Jahre muss ein Antrag auf Verlängerung der Zulassung beim Luftfahrt-Bundesamt eingereicht werden. Nach der Antragsannahme erfolgt eine erneute vor Ort Kontrolle (Revalidierung) durch das Luftfahrt-Bundesamt.

Zulassung – Voraussetzungen für die Zulassung zum reglementierten Beauftragten

Welche Voraussetzungen müssen erfüllt werden um als regB zugelassen zu werden?

Wenn Unternehmen sich als reglementierter Beauftragter zertifizieren lassen möchten, sind bestimme Voraussetzungen zu erfüllen.

Der Status als reglementierter Beauftragter ist nur für eine bestimmte Gruppe im Bereich der Luftfracht bestimmt. Ist Ihr Unternehmen in den nachfolgenden Bereichen tätig, haben Sie die Grundvoraussetzung schon erfüllt:

  • Spedition
  • Lagerhalter
  • Logistikdienstleister (bspw. Verpacker)
  • Handlingsagent oder
  • sonstige Unternehmen, die Sicherheitskontrollen für Fracht und Post gewährleisten

Ist diese Voraussetzung gegeben, so muss ein schriftlicher Antrag auf Zulassung zum reglementierten Beauftragten beim Luftfahrt-Bundesamt eingereicht werden. Der Antrag muss von einer zeichnungsberechtigten Person unterschrieben werden und muss im Original an das Luftfahrt-Bundesamt geschickt werden.

Den Antrag auf Zulassung zum reglementierten Beauftragten finden Sie auf der Internetseite des Luftfahrt-Bundesamtes sowie in unserem Download-Bereich.

Parallel dazu sind die betrieblichen Voraussetzungen zu überprüfen.

Da Sie als angehender reglementierter Beauftragter die sichere Lieferkette aufrechterhalten müssen, sind Sicherheitsvorkehrungen für Ihr Unternehmen(Betriebsgelände, Betriebsräume und ggf. Lagerräume) zu treffen.

Die luftfrachtrelevanten Bereiche müssen vor unbefugtem Zugriff ausreichend gesichert werden. Hierfür können folgende Schutzvorrichtungen berücksichtigt werden:

  • Die Türen und Tore müssen ausreichend gesichert sein, evtl. mittels Chipkarten oder mit Schließzylindern.
  • Einrichten einer Alarmanlage in den Büroräumlichkeiten und in den Lagerräumen (optional)
  • Alle sensiblen Bereiche sind durch ein Zutrittsberechtigungssystem zu schützen. Alle Personen mit Zutrittsberechtigungen in sicherheitsrelevanten Bereichen wurden einer Zuverlässigkeitsüberprüfung gem. §7 LuftSig unterzogen.

Eine weitere Voraussetzung ist die anschließende Sensibilisierung der Mitarbeiter durch die entsprechenden Luftsicherheitsschulungen.

Diese betrieblichen Voraussetzungen werden durch das Luftfahrt-Bundesamt überprüft.

Sind diese betrieblichen Voraussetzungen erfüllt, werden die dokumentarischen Voraussetzung begutachtet.

Zu den dokumentarischen Voraussetzungen zählt die Ausarbeitung eines Luftfrachtsicherheitsprogrammes. In diesem Programm wird das Unternehmen vorgestellt und es wird erläutert, welche Tätigkeiten es ausführt.

Das Hauptaugenmerk liegt aber auf den Unternehmensprozessen und ob diese mit den Anforderungen der Luftsicherheit überein stimmen. Wenn das Sicherheitsprogramm eingereicht wurde, bewertet das Luftfahrt-Bundesamt das Sicherheitsprogramm und vor allem die Prozesse im Unternehmen.

Welcher Mitarbeiter – braucht welche Schulung?

Schulung zum Luftsicherheitsbeauftragten (gemäß 11.2.5 VO (EU) 2015/1998)

Jedes Unternehmen muss einen Luftfrachtsicherheitsbeauftragten für jede Niederlassung benennen und möglichst mindestens eine Stellvertretung. Um dieser Voraussetzung nachzugehen muss der ausgewählte Mitarbeiter sowie dessen Stellvertretung die Schulung zum Luftfrachtsicherheitsbeauftragten absolvieren. Die Schulung wird in 4 Tagen (35h Unterrichtseinheiten) absolviert.

Luftsicherheitsschulung (gemäß 11.2.3.9 VO (EU) 2015/1998)

Alle Mitarbeiter, die die Sicherheitskontrollen an Luftfrachtsendungen durchführen, müssen eine Luftsicherheitsschulung absolvieren. Die Schulung wird in mindestens sechs Unterrichtseinheiten je 45 Minuten absolviert.
Die Schulung kann als Online, als Frontal- oder Inhouse Schulung durchgeführt werden.

Allgemeine Schulung des Sicherheitsbewusstseins (gemäß 11.2.7 VO (EU) 2015/1998)

Alle Mitarbeiter, die über den Zugang zu den sicheren Bereichen verfügen, benötigen diese Schulung. Die Schulung wird in 2 Unterrichtseinheiten je 45 Minuten absolviert. Alle oben genannten Schulungen müssen von einem Ausbilder durchgeführt werden, der durch das Luftfahrt-Bundesamt zugelassen wurde.

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