Schritt 1: Infosammlung

Einführung – Hintergrund

Die terroristischen Anschläge vom 11. September 2001 haben dazu geführt, dass in Europa und Deutschland neue Gesetze und Verordnungen erlassen wurden, um die Sicherheit der zivilen Luftfahrt zu verbessern.

Ein wichtiger Bestandteil der neuen Sicherheitsmaßnahmen war die Einführung der sicheren Lieferkette. Unter dem Begriff fasst man alle Beteiligten und Maßnahmen zusammen, die mit dem Versand von Luftfracht zu tun haben. Der reglementierte Beauftragte ist einer der Akteure in der sicheren Lieferkette.

Was ist ein Reglementierter Beauftragter?

Reglementierte Beauftragte sind vom Luftfahrt-Bundesamt zugelassene Unternehmen, die Sicherheitskontrollen für Fracht oder Post gewährleisten und sie vor der Anlieferung bei einem Luftfahrtunternehmen in sicher und nicht sicher einteilen.

Zudem gibt es reglementierte Beauftragte, die nicht sichere Fracht durch zugelassene Kontrollen sicher machen. Die Kontrollverfahren- und Techniken müssen vom LBA genehmigt sein. Zu den genehmigten Kontrollverfahren gehören beispielsweise Röntgen der Luftfracht, oder Untersuchung durch Sprengstoffspürhunde.

Voraussetzungen für reglementierte Beauftragte

• Als reglementierter Beauftragter können nur Betriebsstätten zugelassen werden, die Sicherheitskontrollen und/oder Kontrollen durchführen. Die Erläuterung und den Unterschied zwischen „Sicherheitskontrollen“ und „Kontrollen“ finden Sie weiter unten in diesem Artikel.
• Es werden geschützte luftfrachtsicherheitsrelevante Bereiche in der Betriebsstätte festgelegt. Dies können ein einzelner Bereich, mehrere Bereiche oder die gesamte Betriebsstätte sein.
• Die physischen Anforderungen (der Schutz dieser Bereiche) müssen definiert und umgesetzt werden.
• Die personellen Anforderungen (ZÜP und Luftsicherheitsschulung der Mitarbeiter) müssen eingehalten werden.
• Es muss mindestens ein Luftsicherheitsbeauftragter benannt werden. Dieser sollte zudem über einen Stellvertreter verfügen.
• Es muss ein Luftfrachtsicherheitsprogramm erstellt werden, in dem alle oben aufgeführten Inhalte detailliert beschrieben sind.
• Das Formular „Verpflichtungserklärung – reglementierter Beauftragter“ muss durch den zeichnungsberechtigten des antragstellenden Unternehmens oder durch den Luftsicherheitsbeauftragten unterschrieben werden.

Unternehmen, die einen Antrag auf Zulassung zum reglementierten Beauftragten stellen können, sind zum Beispiel:

• Spediteure
• Lagerhalter
• Verpackungsunternehmen
• Logistikdienstleister
• Kontrolldienstleister

In jedem Fall muss das Unternehmen Sicherheitskontrollen und/oder Kontrollen durchführen. Ist dies nicht der Fall, ist das Unternehmen nicht zulassungsfähig.

Abgrenzung der Begriffe „Kontrolle“ und „Sicherheitskontrolle“

Kontrolle – Kontrollmaßnahmen sind im Sinne der Verordnung Maßnahmen welche ausschließlich durch Kontrollkräfte mit Hilfe zugelassener Kontrollmethoden durchgeführt werden.- Beispiele: Röntgen, Kontrollen per Hand, etc.

Sicherheitskontrollen – Der Begriff der „Sicherheitskontrolle“ ist in Artikel 3 Ziffer 9 der VO (EG) Nr. 300/2008 definiert als „die Anwendung von Mitteln, mit denen die Einschleusung verbotener Gegenstände verhindert werden kann“.

Die Sicherheitskontrollen sind im Sinne der Verordnung Maßnahmen, welche die Beteiligten der sicheren Lieferkette bei Fracht, Post, Bordvorräten, etc. durchführen müssen, um ein bestimmtes Sicherheitsniveau zu gewährleisten.

Alle Personen, die Sicherheitskontrollen durchführen, müssen nach Nummer 11.2.3.9 des Anhangs der DVO (EU) 2015/1998 geschult sein.

Sicherheitskontrollen beim regB führt dabei durch, wer…

• den Sicherheitsstatus einer Sendung festlegt, indem er die nach Nummer 6.3.2.6 und 6.3.2.7 des Anhangs der VO (EU) 2015/1998 erforderlichen Angaben in den Begleitdokumenten vermerkt. (SPX / Unsecured / HRCM – AWB´s schreiben)
• festlegt, dass eine Sendung von der Kontrolle ausgenommen werden kann. (Ausnahmen von der Kontrolle für besondere Fracht)
• für die Vergabe von Zugangsberechtigungen zu den Sendungen, die bereits einer Kontrolle oder den erforderlichen Sicherheitskontrollen zugeführt wurden, verantwortlich ist. (bspw. Schlüsselverwaltung)
• Sendungen, die den erforderlichen Sicherheitskontrollen zugeführt wurden, so verpackt, dass Manipulationen unmittelbar erkennbar werden oder alternative Sicherheitsmaßnahmen zur Gewährleistung der Unversehrtheit der Sendung durchführt. (Verpackung)
• sicher stellt/abschließend entscheidet, dass alle Mitarbeiter, die Sicherheitskontrollen durchführen, gemäß den Anforderungen von Kapitel 11 eingestellt und geschult werden. (Überprüfung der Schulungsnachweise und Zuverlässigkeitsüberprüfungen gem. §7 LuftSiG)
• die Verantwortung dafür trägt, dass alle Mitarbeiter mit Zugang zu identifizierbarer Luftfracht oder Luftpost, bei der die erforderlichen Sicherheitskontrollen durchgeführt wurden, gemäß den Anforderungen von Kapitel 11 eingestellt und geschult sind.
• die Identität bei der Annahme der Sendung durch Vorweisen eines Personalausweises oder eines Reisepasses feststellt und dokumentiert. (Frachtannahme)

Die Dokumentation muss folgende Angaben enthalten:

1. Name
2. Nummer des Personalausweises oder des Reisepasses
3. Geburtsdatum
4. Eindeutige Kennung/Referenz der Sendung
5. Anlieferndes Unternehmen
6. Verschlossenheit des Fahrzeuges
7. Manipulationen und/oder erhebliche Manipulationen (HRCM) der Sendung

Hinweis zum Datenschutz: Personen, welche die Frachtannahme durchführen, benötigen aufgrund der oben aufgeführten personenbezogenen Daten eine regelmäßige und dokumentierte Datenschutzunterweisung.

Besonderheiten für reglementierte Beauftragte im Besitz einer AEO S Bewilligung

• Eine Prüfung der Betriebsstätte anhand der Zollbehörde kann in den letzten 3 Jahren anerkannt werden.
• Die dafür zuständige Behörde übermittelt der Zollbehörde alle Informationen, die benötigt werden über den Status des reglementierten Beauftragten, die für den Besitz einer AEO-Bewilligung relevant sein könnten.

Zu beachten (für AEO S):

Anders als bei der Luftsicherheit, kann kein „AEO Bereich“ festgelegt werden. Sind nur ausgewählte Bereiche vom LBA als sicherheitsrelevant besichtigt und abgenommen worden, so wird der Zoll dies bei einer AEO Prüfung nicht anerkennen können, da dieser immer den gesamten Standort überprüft.

Vorteile reglementierter Beauftragter

• Nur mit der Zulassung als reglementierter Beauftragter können Sie den Sicherheitsstatus für Luftfrachtsenden vergeben. Das heißt, Sie können diesen auf dem AWB oder den Begleitpapieren der Sendungen mit (bspw. SPX by KC) angeben.
• Als reglementierter Beauftragter sind Sie ein Mitglied der sicheren Lieferkette.
• Sie erhalten Aufträge von bekannten Versendern eher als die Unternehmen, die nicht als reg B zugelassen sind.
• Sichere Sendungen, die von einem reglementierten Beauftragen gehandelt werden, müssen nicht kontrolliert werden. (kein Röntgen, etc.)
• Sie haben einen Zeit- und Kostenvorteil gegenüber nicht zugelassenen Unternehmen.
• Sie können behördlich zugelassene Transporte beauftragten und haben zudem die Möglichkeit ausländische Transportunternehmen als „Transporteur“ anzuerkennen.
• Sie können unabhängiger von anderen, ebenfalls zugelassenen Unternehmern arbeiten.
• Sie erhöhen das eigene Image im positiven Sinn und können mit Ihrer Zulassung werben. Sie haben höhere Chancen, das Auftragsvolumen zu erhöhen, bzw. neue Aufträge und Kunden zu gewinnen.
• Sie erhöhen die Sicherheit und Qualität im eigenen Unternehmen.
• Ihre Mitarbeiter sind sensibilisiert, geschult und verfügen über das nötige Wissen über sichere Luftfrachtsendungen und die sichere Lieferkette.
• Sie erhalten eine individuelle Zulassungsnummer vom Luftfahrt Bundesamt, die von allen Beteiligten der Lieferkette in der Unionsdatenbank zur Sicherheit der Lieferkette eingesehen werden kann.
• Luftfrachtsendungen von bekannten Versendern müssen nicht kontrolliert oder geöffnet werden. Viele Versender wollen diese Kontrollen aufgrund ihrer Qualitätsstandards vermeiden und greifen somit ausschließlich auf reglementierte Beauftragte zurück.
• Sie haben an allen Flughäfen den Vorteil einer schnelleren und einfacheren Abwicklung Ihrer Sendungen.

Schritt 2: Planung und Festlegung des Sicherheitsbereiches oder mehrerer Sicherheitsbereiche

Die erste Frage, die Sie sich dazu stellen müssen, ist:

Welche Bereiche müssen „sicher“ sein und somit geschützt behandelt werden?

• In jedem Fall müssen die Räumlichkeiten, in denen der Sicherheitsstatus für Luftfrachtsendungen schriftlich festgelegt wird, geschützt behandelt werden. Dass heißt, bspw. das Büro oder die Büros, in denen der AWB´s geschrieben werden.
• Sollte auch eine physische Abfertigung erfolgen, so ist auch der Lagerbereich für sichere Luftfrachtsendungen zu schützen. Dabei ist auch die Verladung und ggf. Verpackung der Luftfracht zu berücksichtigen.

Es können ein ganzes Gebäude, eine gesamte Fläche oder ein bzw. mehrere einzelne Bereiche als luftsicherheitsrelevant festgelegt werden. Beachten Sie dabei, dass die physischen Sicherungsmaßnahmen aber auch die personellen Anforderungen für diese Bereiche eingehalten werden müssen.

Personelle Anforderungen für luftsicherheitsrelevante Bereiche

In luftsicherheitsrelevanten Bereichen muss das gesamte Personal über eine Zuverlässigkeitsüberprüfung gem. §7 LuftSiG verfügen. Zudem muss das Personal eine entsprechende Luftsicherheitsschulung verfügen. Das heißt, Personal mit Zutrittsberechtigung benötigt mindestens eine Schulung des Sicherheitsbewusstseins gem. Ziffer 11.2.7. Sollte dieses Personal jedoch auch Sicherheitskontrollen durchführen (AWB´s schreiben / Frachtannahme, etc.) muss mindestens eine Schulung gem. Ziffer 11.2.3.9 vorliegen.

Es muss nachweisbar sichergestellt werden, dass nur zuverlässigkeitsüberprüftes und geschultes Personal Zugang zu sicheren Bereichen erhält. (zum Beispiel anhand einer Schlüsselliste)

Physische Sicherheitsanforderungen an die luftsicherheitsrelevanten Bereiche

Die sicheren Räumlichkeiten oder Bereiche müssen so geschützt werden, dass keine unbefugten Personen, betriebsfremde Personen sowie nicht überprüftes und/oder nicht geschultes Personal, Zutritt erhalten, bzw. erhalten könnten.

Dies kann durch technische Sicherungsmaßnahmen erfolgen, beispielsweise durch:

• Separate Schließzylinder
• Separate Transponder (-Freigaben und Einstellungen)
• Einrichtung von Luftfrachtkäfigen

Die Bereiche müssen so abgesichert sein, dass Manipulationen bis hin zum Einbruch direkt ersichtlich wären. Alarmanlagen und Videoüberwachung sind keine Pflicht!

Eine alleinige Zutrittsberechtigung dürfen Mitarbeiter erst dann erhalten, wenn alle personellen Anforderungen (Zuverlässigkeitsüberprüfung und Luftsicherheitsschulung) schriftlich bestätigt sind. Die Vergabe und Verwaltung der Zutrittsberechtigung muss schriftlich vorliegen.

Schritt 3: Festlegen / Benennen des Luftsicherheitsbeauftragten sowie seines Stellvertreters

Die Geschäftsführung hat alle Entscheidungen zu treffen, dabei ist berücksichtigt, dass die Luftsicherheitsbeauftragten im Bereich Transportkettensicherheit (Luftfracht Export) volle Weisungsbefugnisse und Disziplinarrechte besitzen. Alle anderen Mitarbeiter arbeiten nach Anweisung der Luftsicherheitsbeauftragten. Die Festlegung der Verantwortlichkeiten erfolgt durch den Sicherheitsbeauftragten in Absprache mit der Geschäftsleitung.

Durch mindestens zwei Luftsicherheitsbeauftragte an einem Standort (1. Luftsicherheitsbeauftragter und dessen Stellvertretung) kann sichergestellt werden, dass immer ein Luftsicherheitsbeauftragter zur Verfügung steht. Dabei ist auch wichtig, dass keine zeitgleiche Urlaubsplanung gestattet ist und eventuelle dienstliche Reisen zeitlich so abgestimmt werden, dass jederzeit mindestens ein Luftsicherheitsbeauftragter am Standort zur Verfügung steht.

Sollte längerfristig kein Sicherheitsbeauftragter/stellv. Sicherheitsbeauftragter vor Ort sein, so wird an diesem Standort keine sichere Luftfracht abgefertigt und das LBA informiert.

Der Luftsicherheitsbeauftragte und seine Stellvertretung – Aufgaben und Pflichten!

Die Luftsicherheitsbeauftragten sind für die Betriebsstätte, das Luftfracht-Sicherheitsprogramm der Betriebsstätte und die Einhaltung des Luftfracht-Sicherheitsprogramms verantwortlich. Sie nehmen u.a. folgende Aufgaben wahr:

• Sie sorgen dafür, dass das Sicherheitsprogramm bei Bedarf aktualisiert wird um sicherzustellen, dass es die Anforderungen gemäß den Rechtsgrundlagen erfüllt
• Sie sind verantwortlich für die Umsetzung und Einhaltung der im Luftfrachtsicherheitsprogramm beschriebenen Sicherheitsverfahren und Prozessbeschreibungen.
• Sie stellen sicher, dass die Vorschriften des Sicherheitsprogramms den in Frage kommenden Personen als verpflichtend bekannt sind
• Sie sind verantwortlich für die Überwachung der Durchführung der Sicherheitskontrollen und die Einhaltung der Sicherheitsverfahren
• Sie halten die Liste der Fremddienstleister stets auf dem neuesten Stand
• Sie beheben Mängel, die im Zuge eines Audits durch die zuständige Behörde und

deren Beauftragte festgestellt werden

• Sie leiten zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen oder notwendige Korrekturmaßnahmen ein, wenn die zuständige Behörde und deren Beauftragte dies anordnen oder wenn Tatsachen die Annahme rechtfertigen, dass die Luftsicherheit beeinträchtigt sein könnte
• Sie sind die Kontaktperson für alle Fragen der Luftfrachtsicherheit
• Sie halten eine Liste aller Personen mit Zutritt zur Luftfracht stets auf dem neuesten Stand
• Sie bewerten die Anfälligkeit der Räumlichkeiten und Sicherheitsverfahren
• Sie stellen sicher, dass Zuverlässigkeitsüberprüfungen gemäß §7 LuftSiG Abs.1 des Personals durchgeführt werden
• Sie stellen sicher, dass das Personal nach den gesetzlichen Vorgaben geschult ist
• Sie führen alle Nachweise betreffend die vollständige und wirksame Umsetzung des Sicherheitsprogramms

Schritt 4: Die Zuverlässigkeitsüberprüfung

Jeder Mitarbeiter, der mit Luftfracht physisch oder dokumentarisch in Berührung kommt, benötigt eine Zuverlässigkeitsüberprüfung nach §7 des Luftsicherheitsgesetzes!

Eine ZÜP brauchen also alle Mitarbeiter:

• die Zugang zu Luftfracht haben
• die als Fahrer Luftfracht befördern
• die die dokumentarische Abfertigung (AWB´schreiben) vornehmen
• eine Frachtannahme vornehmen
• Neu- oder Umverpackung vornehmen
• Sicherheitskontrollen oder Kontrollen durchführen

Der Antrag zur Zuverlässigkeitsüberprüfung wird vom Arbeitgeber bei den regionalen Luftsicherheitsbehörden eingereicht. Die für Sie zuständige Luftsicherheitsbehörde richtet sich nach dem Hauptsitz Ihres Unternehmens. Dem Antrag auf Zuverlässigkeit muss eine Kopie des Personalausweises oder eine Kopie des Reisepasses beigelegt werden.

Wenn der Antragsteller in den letzten zehn Jahren im Ausland gelebt hat, muss dem Antrag ein europäisches Führungszeugnis beigefügt werden.

Die Bearbeitungszeit des Antrages beträgt ca. 6 Wochen. Deshalb sollte die Zuverlässigkeitsüberprüfung so früh wie möglich beantragt werden.

Personal, das über keine Zuverlässigkeitsüberprüfung gem. §7 LuftSiG Abs.1 verfügt, ist nicht schulungsberechtigt. Das heißt ohne ZÜP – keine Luftsicherheits-Schulung!

Personal, das nicht über eine Zuverlässigkeitsüberprüfung UND eine Luftsicherheitsschulung verfügt, darf keine alleinige Zutrittsberechtigung in sichere luftfrachtrelevante Bereiche erhalten und dort somit auch nicht eigenständig arbeiten!

Das LBA prüft das Vorgehen in Bezug auf den Einsatz von neuem, eventuell noch nicht zuverlässigkeitsüberprüftem und geschultem Personal.

Die Ausstellung einer Zuverlässigkeitsüberprüfung ist gebührenpflichtig. Die Gebühren fallen je nach Ort der Luftsicherheitsbehörde anders aus. Die Kosten der Überprüfung sind in Frankfurt beispielsweise ca. 65 €, in Hamburg betragen die Kosten der Überprüfung nur ca. 40 €. Die Rechnung, bzw. Kosten für die Zuverlässigkeitsüberprüfung erhält der beantragende Arbeitsgeber zusammen mit dem Nachweis der Zuverlässigkeitsüberprüfung.

Falls Zweifel an der Zuverlässigkeit entstehen, kann die Luftsicherheitsbehörde die ausgesprochene Zuverlässigkeitsüberprüfung sofort entziehen. Das geschieht beispielsweise, wenn eine schwerwiegende Straftat begangen wurde. Bei so einem Sachverhalt ist es fast unmöglich wieder eine Zuverlässigkeitsüberprüfung zu erhalten.

Bei weniger schweren Delikten können sich die betreffenden Personen meistens zum Sachverhalt äußern. Dies kann schriftlich oder persönlich erfolgen. In diesem Fall entscheidet die Behörde nach Aktenlage.

Eine Zuverlässigkeitsüberprüfung ist grundsätzlich 5 Jahre gültig und sollte mindestens 3 Monate vor Ablauf neu beantragt werden.

Liegen die Zuverlässigkeitsüberprüfungen aller Mitarbeiter vor, müssen zusätzlich folgende Punkte durch den Arbeitgeber beachtet werden:

• Meldung von Personalzugängen und Personalabgängen an die jeweils ausstellende Luftsicherheitsbehörde
• Änderungen der Tätigkeitsbereiche der jeweiligen Person müssen an die Luftsicherheitsbehörde gemeldet werden.
• Die Meldung zur Änderung soll innerhalb eines Monats erfolgen.

Die Personen, die überprüft sind, müssen diese Änderungen ebenfalls an die Luftsicherheitsbehörde mitteilen. Innerhalb eines Monats müssen Änderungen wie veränderter Wohnsitz, Tätigkeitsbereich oder Arbeitgeber an die Luftsicherheitsbehörde mitgeteilt werden.

Alternativen für die Zuverlässigkeitsüberprüfung gem. §7 LuftsiG

Die Zuverlässigkeitsüberprüfung muss nicht beantragt werden, wenn die Person bereits über eine Ü2- oder Ü3- Sicherheitsüberprüfung nach § 9 oder § 10 SÜG (Sicherheitsüberprüfungsgesetz) verfügt. Diese Überprüfung stellt sich allerdings nicht weniger umfangreich dar als die hier beschriebene Zuverlässigkeitsüberprüfung.

Eine sogenannte beschäftigungsbezogene Überprüfung durfte bis März 2018 angewandt werden und ist mittlerweile nicht mehr gültig! Auch die beschäftigungsbezogenen Überprüfungen, die vor diesem Datum ausgestellt wurden, sind seit März 2018 nicht mehr gültig.

Schritt 5: Antrag zur Zulassung als reglementierter Beauftragter

Für den Antrag auf Zulassung zum reglementierten Beauftragten gibt es ein Antragsformular, welches auf der LBA-Homepage zur Verfügung gestellt wird. Der Antrag kann per Email an regB@lba.de gesandt werden oder per Post an das LBA geschickt werden.

Wenn Sie den Antrag zum regB an das LBA versenden, müssen noch nicht alle Schulungsnachweise, Zuverlässigkeitsüberprüfungen und sonstige Nachweise vorliegen. Diese Nachweise können Sie zeitnah nachreichen.

Der Antragseingang wird Ihnen vom LBA bestätigt.

Hinweis: Bei der Anmeldung für die Schulung zum Luftsicherheitsbeauftragten benötigen die Schulungsanbieter von Ihnen die Eingangsbestätigung Ihres regB Antrages vom LBA . Daher ist es sinnvoll, den Antrag so früh wie möglich an das LBA zu versenden.

Schritt 6: Verpflichtende Schulungen

Sobald das Personal über Zuverlässigkeitsüberprüfungen verfügt und der Antrag zum regB beim LBA eingereicht wurde, erfüllt das Unternehmen die Voraussetzungen um die Mitarbeiter für die jeweils zutreffenden Luftsicherheitsschulungen anzumelden.

Die Schulungen reglementierter Beauftragter werden nicht vom Luftfahrt Bundesamt, sondern von zugelassenen Ausbildern durchgeführt. Die Ausbilder, und teilweise auch die Schulungsprogramme, werden vom LBA zugelassen. Das Luftfahrt Bundesamt stellt auf der seiner Homepage eine Liste zur Verfügung, in der alle zugelassenen Ausbilder aufgeführt sind. (sofern diese der Veröffentlichung zugestimmt haben)

Wer benötigt welche Schulung?

Schulung gem. Ziffer 11.2.7 – Zugang zu sicheren Luftfrachtbereichen

Personal, das lediglich eine Zutrittsberechtigung benötigt, muss die Luftsicherheitsschulung gem. Ziffer 11.2.7. durchführen.

Sie müssen sicherstellen, dass das Personal, welches Zugang zu identifizierbarer Luftfracht/Luftpost hat und keine Sicherheitskontrollen durchführt, jederzeit über eine gültige Schulung gemäß Ziffer 11.2.7 des Anhanges der DVO (EU) 2015/1998 verfügt. Entsprechende Zertifikate bzw. Schulungsbescheinigungen müssen Sie jederzeit vorlegen können.

Die Fortbildungen / Schulungen dieser Personen erfolgen mindestens einmal alle fünf Jahre. Bei fehlenden Schulungen werden den betroffenen Personen die Zugriffs- bzw. Zutrittsrechte sofort entzogen und diese Personen werden nach- bzw. neu geschult, entlassen oder in einem anderen Bereich eingesetzt.

Schulung gem. Ziffer 11.2.3.9 – Durchführung von Sicherheitskontrollen

Sollen Personen, die Zugang zu sicheren Bereichen haben, auch zusätzlich Sicherheitskontrollen durchführen (AWB’s schreiben / Frachtannahme etc.), so muss mindestens die Luftsicherheitsschulung gem. Ziffer 11.2.3.9. der DVO (EU) 2015/1998 vorliegen.

Die Gültigkeit der 11.2.3.9 Schulung beträgt 5 Jahre. Die Schulung muss vor Ablauf der 5 Jahre erneut absolviert werden. Die Schulung muss ebenfalls erneut durchgeführt wenn mehr als 6 Monate keine Sicherheitskontrollen durchgeführt wurden.

Es muss sichergestellt werden, dass nur zuverlässigkeitsüberprüftes und geschultes Personal Zugang zu sicheren Bereichen erhält. Bei fehlenden Schulungen werden den betroffenen Personen die Zugriffs- / Zutrittsrechte sofort entzogen und diese Personen werden nach- bzw. neu geschult, entlassen oder in einem anderen Bereich eingesetzt.

Schulung gem. Ziffer 11.2.5 – Luftsicherheitsbeauftragte(r)

Pro zugelassenen Standort muss mindestens ein Luftsicherheitsbeauftragter geschult und benannt werden. Hierbei handelt es sich um die Schulung gem. Ziffer 11.2.5, die 34 Unterrichtseinheiten, zzgl. 1 UE für die Lernzielkontrolle, beinhaltet und somit 4 Tage dauert. Der Stellvertretende Luftsicherheitsbeauftragte muss diese Qualifikation ebenfalls erfüllen. Da die Sicherheitsbeauftragten oft auch Sicherheitskontrollen durchführen, müssen diese zusätzlich die Schulung gem. Ziffer 11.2.3.9 absolvieren.

Hinweis: Um Luftsicherheitsschulungen zu absolvieren, muss zur Schulungsanmeldung die Eingangsbestätigung ihres Antrages zur Zulassung zum reglementierten Beauftragten vom LBA beigelegt werden. Deshalb sollte der Antrag an das LBA so früh wie möglich erfolgen.

Die Fortbildungen dieser Personen erfolgen mindestens einmal alle fünf Jahre oder – wenn die Kompetenzen über 6 Monate nicht angewandt wurden – vor der Wiederaufnahme der sicherheitsrelevanten Tätigkeiten.

Schritt 7: Luftfrachtsicherheitsprogramm

Was ist ein Luftfrachtsicherheitsprogramm?

Um die Zulassung als reglementierter Beauftragter zu erhalten, muss dem LBA ein Luftfrachtsicherheitsprogramm vorgelegt werden.

Aus dem Sicherheitsprogramm muss hervorgehen, mit welchen Methoden und Verfahren die Anforderungen der Verordnung (EG) Nr. 300/2008 im Unternehmen umgesetzt werden. Es muss auch beschrieben werden, wie die Umsetzung kontrolliert und sichergestellt wird.

Das Luftfahrt-Bundesamt stellt auf seiner Homepage www.lba.de ein Muster-Sicherheitsprogramm zur Verfügung.

Aufbau und Inhalt eines Luftfrachtsicherheitsprogrammes

Das Luftfrachtsicherheitsprogramm muss mindestens folgende Kapitel und Beschreibungen beinhalten:

Kapitel 1 Inhaltsverzeichnis und Revisionsstand LFSP

Die Nummer des neuesten Revisionsstandes sollte pro Kapitel angegeben werden. Jede Änderung entspricht eine Revision des jeweiligen Kapitels. Zudem empfehlen wir Ihnen die Gesamtrevisionsnummer des LFSP in der Fußzeile (einschließlich) Seitenzahlen zu vermerken.

Die sich aus den Aktualisierungen ergebenen Revisionen des Luftfracht-Sicherheitsprogramms sind dem Luftfahrt-Bundesamt unaufgefordert zur Genehmigung zu übersenden. Die Änderungen können per Email an das LBA versandt werden, darin sollten Sie in Ihrem Anschreiben ausdrücklich auf die getätigten Änderungen verweisen und diese im LFSP zusätzlich farblich markieren.

Kapitel 2 Organisation und Verantwortlichkeiten

Auf dem Deckblatt des Luftsicherheitsprogramms muss die vollständige Adresse der Betriebstätte genannt werden. Ebenso müssen der Gebäudeteil, die Etage und ggf. die Raumnummer auf dem Deckblatt aufgenommen werden.

Im Luftsicherheitsprogramm sind die Tätigkeiten anzugeben, die Bestandteil für die Zulassung zum reglementierten Beauftragten sein sollen. Darunter zählen unter anderem die Betriebszeiten (luftfrachtrelevant), die Handelsregisternummer und die Angabe einer ggf. vorhandenen AEO Zertifizierung.

Kapitel 3 Personal

Luftsicherheitsbeauftragte

In diesem Kapitel muss die Vorgehensweise zur Benennung der Luftsicherheitsbeauftragten beschrieben werden. Je Betriebsstätte muss mindestens ein Luftfracht-Sicherheitsbeauftragter benannt werden. Dieser gilt als Verantwortlicher für die Erarbeitung, Umsetzung und Einhaltung des Luftfrachtsicherheitsprogrammes in der jeweiligen Betriebsstätte.

Der Sicherheitsbeauftragte wird in einem separaten Benennungsschreiben benannt. In diesem Benennungsschreiben müssen die Aufgaben- und Verantwortungsbereiche des Luftfracht-Sicherheitsbeauftragten bzw. der Stellvertreter beschrieben werden.

In diesem Kapitel des LFSP ist insbesondere auf die Regelungen des Disziplinar- und Weisungsrechts einzugehen. Soweit die Befugnisse nicht über die im Benennungsschreiben genannten hinausgehen, genügt ein Verweis auf dieses.

Weiterhin ist darzulegen, wie der Luftfracht-Sicherheitsbeauftragte sicherstellt, die notwendigen Korrekturmaßnahmen unverzüglich einzuleiten, wenn Tatsachen die Annahme rechtfertigen, dass die Luftsicherheit beeinträchtigt sein könnte. Falls zutreffend, ist zu beschreiben, durch welche Verfahren und Maßnahmen die Zusammenarbeit der Luftfracht-Sicherheitsbeauftragten untereinander sichergestellt wird.

Einstellung von Personal… Einstellungsverfahren

Weiterhin muss das Einstellungsverfahren im Unternehmen beschrieben werden. Das Hauptaugenmerk sollte dabei auf der Prüfung der physischen und mentalen Fähigkeiten des Bewerbers liegen.

Folgende Prüfpunkte sollten zudem angeben werden:

• Die Prüfung der Zeugnisse und des Lebenslaufs.
• Die Begutachtung des Personalausweises oder des Reisepasses zur Identitätsprüfung.

Hinweis: Die Einstellungsunterlagen, einschließlich aller Nachweise (Zuverlässigkeitsüberprüfungen / Schulungen etc.) müssen für alle Personen, die gemäß den Nummern 11.1.1 bis 11.1.8 der DVO (EU) Nr. 2015/1998 eingestellt werden, mindestens für die Dauer der Laufzeit ihres Vertrags aufbewahrt werden.

Für die Überprüfung der Zuverlässigkeit des Personals muss in diesem Kapitel beschrieben werden, wie die Beantragung der ZÜP im Unternehmen zu erfolgen hat. Ebenfalls ist aufzunehmen wann die Beantragung erfolgt, wo das Unternehmen die Beantragung zur Zuverlässigkeitsüberprüfung einreicht und welches Verfahren angewandt wird, wenn die Zuverlässigkeitsüberprüfung aufgrund längerer Bearbeitungszeiten seitens der Behörde noch nicht vorliegt oder schlimmstenfalls sogar negativ beschieden werden sollte. Es sollte im Unternehmen eine Gültigkeitsliste angefertigt werden, aus der hervorgeht, welcher Mitarbeiter über eine Zuverlässigkeitsüberprüfung verfügt und wann die Überprüfung wiederholt werden muss.

In diesem Kapitel müssen Sie auch beschreiben, wie das Unternehmen sicherstellt, dass das relevante Personal über die richtige Luftsicherheitsschulung verfügt. Es sollte auch hier eine Liste angefertigt werden, die die Überwachung der Gültigkeiten der Schulungen ermöglicht.

Kapitel 4 Interne Qualitätssicherung

In diesem Kapitel ist die Durchführung der internen Qualitätssicherung zu beschreiben.

In jeder zugelassenen Betriebsstätte muss jährlich ein internes Audit durchgeführt werden.

Die Durchführung des internen Audits erfolgt anhand des Luftfrachtsicherheitsprogramms. Die Audit-Checkliste wird dem Luftfrachtsicherheitsprogramm als Anlage beigefügt.

Kapitel 5 Schutz der Betriebsstätte

Dem Luftfrachtsicherheitsprogramm müssen Nachweise für den Schutz der Betriebsstätte beigelegt werden. Zu den Nachweisen gehören unter anderem die Gebäudepläne (Geoinformationsbild/Luftbild) des Unternehmens, Grundrisse, sowie eine detaillierte Beschreibung der Zutrittsregelungen- und Berechtigungen sowie der Alarm- und Sicherungsmaßnahmen.

Kapitel 6 Einsatz von Unterauftragnehmern

In diesem Kapitel beschreiben Sie, welche Aufgaben und Tätigkeiten Sie an externe Dienstleister (andere zugelassene reglementierte Beauftragte) übergeben.

Dies kann beispielsweise sein:

• Annahme der Fracht (externer Lagerhalter Luftfracht)
• Prüfung der Herkunft der Sendung (Validierung der Unionsdatenbank)
• Identitätsfeststellung bei Übernahme auf Lager (Prüfung des anliefernden Fahrers)
• Durchführung von Kontrollen (bspw. XRY-röntgen, ETD-sniffen, EDD-Hunde)
• Schutz der Fracht (Transport / Beförderung)
• Vergabe von Unteraufträgen für den Schutz und Transport durch Transporteure

Kapitel 7 Geschäftliche Versender

Seit dem 01. April 2016 dürfen keine geschäftlichen Versender mehr benannt werden. Nach Artikel 6 Abs. 2 der VO (EG) Nr. 300/2008 gilt:

1. Für die reglementierten Beauftragten, die in der Bundesrepublik Deutschland ansässig sind, wird die Möglichkeit ausgesetzt, geschäftliche Versender gemäß Ziffer 6.5.1 des Anhanges der DVO (EU) 2015/1998 zu benennen.
2. In der Bundesrepublik Deutschland ist es unzulässig, Sendungen in ein Luftfahrzeug zu verladen, wenn diese den Sicherheitsstatus „SCO“ besitzen SCO bedeutet: sicher ausschließlich für Nurfrachtflugzeuge und Nurpostflugzeuge,.

Kapitel 8 Statusvalidierung von zugelassenen Stellen

In diesem Kapitel muss die Statusüberprüfung/Validierung der Beteiligten der sicheren Lieferkette beschrieben werden.

Die Validierung von bekannten Versendern und reglementierten Beauftragten erfolgt in der Unionsdatenbank zur Sicherheit der Lieferkette. Bei der Prüfung ist beispielsweise auf folgende Punkte besonders zu achten:

• Die Abholadresse ist identisch mit der Adresse in der Unionsdatenbank. Die Adresse des Auftraggebers und die Abholadresse könnten unterschiedlich sein.
• Abgleich mit dem beauftragten und dem anliefernden Unternehmen gem. Warenannahmeprotokoll
• Firmenname, Straße und Hausnummer stimmen für alle Beteiligten exakt überein.
• Erscheint ein grüner Haken ist das Unternehmen noch aktiv in der „Unionsdatenbank zur Sicherheit der Lieferkette“ gelistet und der Auftrag kann (sofern auch alle weiteren Angaben übereinstimmen) an dieses Unternehmen vergeben werden.

Ist das entsprechende Unternehmen nicht aktiv gelistet und/oder es handelt sich um eine abweichende Adresse, so wird dies anhand eines roten Kreuzes dargestellt und der Transport bzw. die Frachtkontrolle wird nicht an dieses Unternehmen vergeben. Sofern der Transport dennoch vergeben wird, so wird die Fracht als unsicher eingestuft und vor der Anlieferung oder bei der Airline müssen entsprechenden Kontrollen durchgeführt werden.

Vorgehensweise bei der Überprüfung von behördlich zugelassenen Transporteuren:

Eine Überprüfung der behördlichen Zulassung des jeweiligen Transporteurs erfolgt auf der Homepage des Luftfahrt Bundesamtes in der dort zur Verfügung gestellten Liste zugelassener Transporteure. Auch bei dieser Überprüfung muss auf die Übereinstimmung aller Angaben geachtet werden.

Kapitel 9 Frachtabwicklung

Dieses Kapitel kann man als Herzstück des Luftfrachtsicherheitsprogramms bezeichnen, da es die detailliertesten Beschreibungen der Frachtabwicklung enthält.

• Abholung/Vorholung der Fracht: In diesem Abschnitt müssen die genauen Prozessabläufe, die die Verholung der Fracht betreffen, beschrieben werden.
• Annahme von Luftfracht im eigenen Lager: In diesem Abschnitt muss die Annahme von Luftfrachtsendungen im eigenen Lager beschrieben werden.
• Fracht und Post mit hohem Risiko: In diesem Abschnitt muss beschrieben werden, nach welchen Maßgaben die Fracht als Fracht mit hohem Risiko eingestuft wird.
• TPL: In diesem Abschnitt sind die Verfahren im Rahmen des sogenannten TPL Verfahren detailliert zu beschreiben.
• Lagerung der Fracht: In diesem Abschnitt müssen die Bedingungen der Lagerung z.B. einen separaten Sicherheitsbereich, der Gewährleistung der Differenzierung zwischen Luftfracht mit einem Sicherheitsstatus und unsicherer Luftfracht und weiteren Aspekten beschrieben werden.
• Erstellung der Frachtdokumente: In diesem Abschnitt muss die Erstellung der Frachtdokumente und die Prüfschritte vor Vergabe eines Sicherheitsstatus detailliert beschrieben werden.
• Beförderung von Frachtsammelsendungen: – In diesem Abschnitt sind die genauen Prozesse bei der Zusammenerstellung von Frachtsammelsendungen (Consol) detailliert zu beschreiben.
• Ausnahmen von der Kontrolle: – In diesem Abschnitt ist die Abwicklung von Fracht zu beschreiben, die von Kontrollen ausgenommen werden.
• Regelungen bei Transferfracht: – In diesem Abschnitt sind die genauen Verfahrensabläufe bei der Abfertigung von Transferfracht zu beschreiben. Ebenfalls müssen die Angaben, die auf den entsprechenden Begleitdokumenten eingetragen werden, aufgeführt werden.
• Aufbereitung der Fracht: In diesem Abschnitt sind sämtliche Prozesse bei der Aufbereitung der Facht zu beschreiben. Zum Beispiel wie die Verpackung, Kommissionierung bei Consolsendungen und das Labeln der Fracht erfolgen.
• Übergabe der Fracht an das Luftfahrtunternehmen oder an einen weiteren reglementierten Beauftragten: In diesem Abschnitt muss beschrieben werden, an welcher Schnittstelle die Fracht und/oder die entsprechenden Begleitdokumente an ein Luftfahrunternehmen oder an einen weiteren reglementierten Beauftragten übergeben werden.

Kapitel 10 Kontrollen

Unternehmen, die keine eigenen Kontrollen durchführen, können dieses Kapitel mit dem Hinweis „Es werden keine eigenen Kontrollen durchgeführt“ ausfüllen.

Wenn im Unternehmen eigenen Kontrollen gemäß Ziffer 6.2 des Anhanges der DVO (EU) 2015/1998 durchgeführt werden, muss in diesem Kapitel beschrieben werden, nach welchen Verfahren und Maßnahmen das Unternehmen diese Kontrollen durchführt.

Diese Kontrollmaßnahmen können beispielsweise sein:

• Durchsuchung von Hand (PHS)
• Röntgengerät (XRY)
• Sprengstoffdetektionsgerät (EDS)
• Sprengstoff-Spürhunde (EDD)
• Sprengstoffspurendetektion (ETD)
• Sichtkontrolle (VCK)
• jede andere Methode (AOM) „Sonderkontrollverfahren “

Die Kontrollverfahren sind in dem Zusammenhang genau zu beschreiben. Für die Darstellung gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Prozesse oder
2. Eine kurze Beschreibung der einzelnen Prozesse mit dem Verweis auf die Arbeitsanweisungen in denen die Prozesse ausführlich beschrieben sind. Die Arbeitsanweisungen müssen dem Luftsicherheitsprogramm als Anlage beigefügt werden.

Kapitel 11 Notfallmaßnahmen

Für reglementierte Beauftragte mit physischem Frachthandling (Lager) ist der Aushang eines Notfallplans Pflicht. Bei lediglich dokumentarisch tätigen reglementierten Beauftragten (Spediteure ohne eigenes Lager und ohne eigene Fahrzeuge) ist der Notfall- bzw. Alarmplan freiwillig und nicht zwingend vorgeschrieben.

Ein Alarm- / Notfallplan in der Luftsicherheit beschreibt, wie in kritischen Situationen vorzugehen ist. Dazu gehören zum Beispiel:

• In einem sicheren Bereich wird eine nicht geprüfte und geschulte Person angetroffen.
• Eine Luftfracht weist eine Beschädigung bzw. Manipulation auf.
• Ein Einbruch hat stattgefunden.
• Ein verdächtiger Gegenstand (z.B. unkonventionelle Spreng- und/oder Brandvorrichtung) wird gefunden.
• Eine telefonische Bombendrohung liegt vor.

Kapitel 12 Anlagen

Folgende Anlagen sind an- und abzugeben:

• Geoinformationsbild (Luftbild) und Grundriss (aller luftsicherheitsrelevanter Bereiche)
• Niederlassungsbeschreibungen (sofern vorhanden)
• Interne Auditcheckliste
• Technische Datenblätter der Kontrolltechnik (sofern vorhanden)
• Notfallplan / Alarmplan (sofern notwendig)
• Formular Frachtannahmeprotokoll (sofern vorhanden)
• Arbeitsanweisungen / Prozessbeschreibungen (sofern vorhanden)

Folgende sonstige Dokumente sind an- und abzugeben:

• Verpflichtungserklärung gemäß Anlage 6-A der DVO (EU) 2015/1998 im Original
• Kopie des Handelsregisterauszuges oder der Gewerbeanmeldung
• Benennungsschreiben des Sicherheitsbeauftragten (sofern vorhanden)
• Kopie der Überprüfung nach § 7 LuftSiG des benannten Sicherheitsbeauftragten
• Schulungszertifikate des benannten Sicherheitsbeauftragten in Kopie
• Nachweise der Sprengstoffspürhundeteams (sofern vorhanden)
• AEO Bewilligung (sofern vorhanden)

Schritt 8: Übermittlung der Dokumentation

Das Luftfrachtsicherheitsprogramm und die dazugehörigen Anlagen müssen in elektronischer Form an das LBA übermittelt werden. Die PDF Dateien können per E-Mail an regB@lba.de übersendet werden. Die Übermittlung kann auch mit einem Datenträger (z. B. USB-Stick) durchgeführt werden.

Aufgepasst: nicht alle Dokumente reichen als elektronische Kopie aus!

Diese Dokumente sind zwingend in schriftlicher Form beim Luftfahrt-Bundesamt einzureichen:

• Beratervollmacht – mindestens per FAX oder in schriftlicher Form per Post.
• Verpflichtungserklärung – ist zwingend im Original per Post beim LBA einzureichen.

Informationen zur Verpflichtungserklärung Reglementierter Beauftragter:

Mit der Abgabe des Luftfracht-Sicherheitsprogrammes hat das Unternehmen die Verpflichtungserklärung zu unterschreiben, in der alle Verpflichtungen eines zum reglementierten Beauftragten zugelassenen Unternehmens aufgelistet sind.

Dazu gehört zum Beispiel, dass

• die Informationen im Sicherheitsprogramm des Unternehmens nach bestem Wissen und Gewissen richtig und zutreffend sind.
• die im Programm festgelegten Prozesse, Methoden und Verfahren an allen durch die Genehmigung abgedeckten Betriebsstandorten angewandt werden.
• das LBA über kleinere Änderungen im Sicherheitsprogramm unverzüglich, mindestens aber binnen 10 Arbeitstagen informiert wird. Das gilt z.B. für Änderung des Luftsicherheitsbeauftragten, Einzelheiten der Ansprechpartner, Wechsel der Person, die Zugang zu der „Unionsdatenbank zur Sicherheit der Lieferkette“ benötigt.
• das LBA über geplante größere Änderungen mindestens 15 Arbeitstage vor Beginn der geplanten Veränderung informiert wird. Das gilt zum Beispiel für neue Kontrollverfahren, umfangreichere Bauarbeiten, die die Einhaltung der einschlägigen Unionsrechtsvorschriften beeinträchtigen könnten, Wechsel des Betriebsstandorts bzw. der Anschrift.

Weitere Punkte der Verpflichtungserklärung sind:

• Die Zulassung zum reglementierten Beauftragten erfolgt standortbezogen. Gemäß Verordnung (EU) 2015/1998 sind Antragsteller vor der Zulassung zum Reglementierten Beauftragten standortbezogen zu auditieren, Dies gilt auch für Umzüge. Am neuen Standort darf folglich erst nach einer Vor-Ort-Kontrolle durch das Luftfahrt-Bundesamt die Tätigkeit als reglementierter Beauftragter ausgeführt werden.
• Die Erfüllung der einschlägigen EU-Rechtsvorschriften ist zu gewährleisten. Deshalb müssen Sie bei allen Inspektionen uneingeschränkt kooperieren und den Inspektoren auf Verlangen Zugang zu allen Unterlagen gewähren.
• Ebenfalls müssen Sie die Behörde über alle ernsthaften Sicherheitsverstöße und über verdächtige Umstände unterrichten, die in Bezug auf die Sicherheit von Luftfracht-/Luftpostsendungen relevant sein könnten.

Den Vordruck der Verpflichtungserklärung finden Sie hier:

https://fcmanagement.de/wp-content/uploads/Verpflichtungserklaerung-regB.doc

Schritt 9: Antragsannahme

Nach dem Eingang des Antrages sowie der Anlagen beim Luftfahrt-Bundesamt werden die Zulassungsvoraussetzungen überprüft. Den Eingang des Schreibens wird das Luftfahrt-Bundesamt schriftlich bestätigen.

Schritt 10: Zulassungsverfahren

Das Luftfahrt-Bundesamt überprüft die Dokumentation (Luftfrachtsicherheitsprogramm) sowie alle dazu gehörigen Anlagen. Zusätzlich wird das Luftfahrt-Bundesamt eine vor Ort Kontrolle am entsprechenden Betriebsstandort durchführen. Dabei werden die Gegebenheiten, die im Sicherheitsprogramm beschrieben wurden, überprüft.

Vor Ort Kontrolle / LBA – Zulassungsaudit

Der Verlauf des Zulassungsaudits ist, wie meist bei anderen Audits und Inspektionen auch, nach folgendem Schema gegliedert:

Schriftliche Ankündigung des Audits

Sie erhalten vom LBA eine schriftliche Ankündigung des Audits mit Angabe von Datum und Uhrzeit. In diesem Schreiben sind auch die LBA-Ansprechpartner namentlich benannt, die das Audit durchführen werden.

Vorstellungsrunde

Das Audit beginnt mit einer Vorstellungsrunde. In den meisten Fällen stellen sich die LBA-Ansprechpartner zuerst persönlich vor. In dem gleichen Zug wird Ihnen das LBA nochmals kurz den Auditverlauf erläutern.

Anschließend werden die anwesenden Luftsicherheitsbeauftragten gebeten, sich selbst vorzustellen. Beim Audit muss mindestens ein Luftsicherheitsbeauftragter anwesend sein. Es ist vorteilhaft, wenn mehrere Luftsicherheitsbeauftragte vor Ort sind, dies ist aber für das Zulassungsaudit nicht zwingend notwendig.

Zudem werden Sie gebeten, das Unternehmen kurz vorzustellen, und dabei auf die wesentlichen Punkte und Aufgaben im Bereich der Luftsicherheit einzugehen.

Prüfung der eingereichten Unterlagen

Das LBA wird mit Ihnen die eingereichten Unterlagen besprechen. Dabei geht es vor allem um die im Luftfrachtsicherheitsprogramm beschriebenen Maßnahmen.

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Nachforderungen zum Luftfrachtsicherheitsprogramm ausgesprochen werden. Diese erhalten Sie im Anschluss auch schriftlich. Die Änderungen des LFP können dann nach dem Audit beim LBA eingereicht werden. Zudem werden Ihnen beim Audit evtl. einige Fragen zum LFSP gestellt. Hierbei wird überprüft, ob die Luftsicherheitsbeauftragten mit dem LFSP vertraut sind und die Inhalte wiedergeben können.

Prüfung der Räumlichkeiten und deren Sicherheit

Das LBA wird einen Rundgang durchführen, um die Sicherungsmaßnahmen und die Zutrittsregelungen der angegebenen Luftsicherheitsbereiche zu überprüfen. Seitens der Behörde wird das Augenmerk darauf gelegt, ob es für Unbefugte möglich wäre, Ihre sicheren Bereiche unbemerkt zu betreten. Unbefugt sind auch nicht überprüfte bzw. nicht geschulte Mitarbeiter.

Fragen, die Ihnen während eines Zulassungs-Audits gestellt werden könnten:

• Bitte stellen Sie sich kurz vor, welche Stellung haben Sie im Unternehmen, was ist Ihr Aufgabenbereich?
• Kurze Erklärung wofür der Status regB benötigt wird.
• In welchem Zeitraum muss der Sicherheitsbeauftragte in der Betriebsstätte anwesend sein können?
• Wie ist die Frist um dem LBA größere Änderungen, wie bspw. Änderung oder Weggang des Sicherheitsbeauftragten mitzuteilen?
• Wo finden Sie Infos über Änderungen und Aktualisierungen, usw.?
• Wie oft und durch wen werden interne Audits durchgeführt? Was kontrollieren Sie alles? Was passiert, wenn Fehler entdeckt werden? Wer ist für die Beseitigung verantwortlich?
• Wie können Sie gewährleisten, dass keine fremde Person an die AWBs bzw. an die Fracht kommt?
• Was wird unternommen, wenn ein Mitarbeiter nicht zuverlässig ist (negative §7 ZVÜ)? Wie oft führen Sie eine Schlüsselverlustkontrolle durch und was wird unternommen wenn ein Schlüssel verloren gegangen ist? Wo werden die Schlüssel aufbewahrt, die derzeit nicht benutzt werden?
• Wie gehen Sie mit Besuchern und externen Dienstleistern (Handwerker etc.) um?
• Wie ist der Ablauf bei der Einstellung neuer Mitarbeiter bis zur Vergabe der alleinigen Zutrittsberechtigung?
• Wie lange sind die Luftsicherheitsschulungen gültig?
• Wie stellen Sie sicher, dass keine Gültigkeiten ablaufen? (Wiederholungsschulungen, Verlängerung der Überprüfungen)
• Welche Schulung ist für welche Mitarbeiter / Personengruppe?
• Wo und wann beantragen Sie die Zuverlässigkeitsüberprüfung?
• Setzen Sie Fremddienstleister ein (regB, Transporteure)? Welche Kriterien müssen diese erfüllen?
• Wann, wo und wen überprüfen Sie in der Unionsdatenbank zur Sicherheit der Lieferkette?
• Was ist HRCM (High Risk Cargo And Mail – Luftfracht mit hohem Risiko)? Woran erkennen Sie HRCM? Wer vergibt diesen Status? Was ist zu tun?
• Was muss bei der Frachtannahme wie überprüft werden?
• Erläutern Sie die Vorgehensweise vor der AWB Erstellung sowie detaillierte Prüfschritte vor Festlegung des Sicherheitsstatus im AWB.

Abschlussgespräch

Im Anschluss an das Audit erfolgt ein Abschlussgespräch, in dem alle Feststellungen besprochen werden. Förmliche Nachforderungen können per Email nachgereicht werden. Bei kritischen Nachforderungen (bspw. die Räumlichkeiten betreffend) könnte eine weitere vor Ort Kontrolle durchgeführt werden.

Die Zulassung durch das Luftfahrt-Bundesamtes

Wenn das Zulassungsverfahren positiv verlaufen ist, erhält die jeweilige Betriebsstätte eine individuelle Zulassungsnummer als reglementierter Beauftragter. Zudem werden Sie in die die Unionsdatenbank aufgenommen. Die Datenbank enthält alle reglementierten Beauftragten und zugelassenen bekannten Versender in der Europäischen Union.

Separat werden Sie auch einen schriftlichen Zulassungsbescheid erhalten.