Zulassung als Bekannter Versender

Die „First Class Management GmbH“ begleitet Sie beim Zulassungsverfahren zum bekannten Versender.

Sie stellen Waren her und versenden sie als Luftfracht? Dann werden Ihre Sendungen vor dem Abflug kontrolliert, geöffnet und neu verpackt. Das kostet Geld, Zeit und manchmal die Ware.

Mit der Zulassung als bekannter Versender (abgekürzt bV) durch das Luftfahrt-Bundesamt (LBA) entfällt diese Kontrolle, Ihre Fracht geht direkt aufs Flugzeug.

Wer wird bekannter Versender?

Zur Zielgruppe gehören Hersteller, Produzenten und Montagebetriebe, deren Ware als Luftfracht auf die Reise geht. Sie stehen am Anfang der sicheren Lieferkette.

Gründe und Vorteile des bV-Status

Der Hauptgrund für eine Zulassung ist der reibungslose Ablauf Ihrer Luftfrachtsendungen am Flughafen. Fracht, die ein bekannter Versender auf den Weg bringt, muss vor der Verladung ins Flugzeug keiner Luftfrachtkontrolle unterzogen werden.

• Sie sparen Kontrollkosten.
• Sie sparen den Zeitaufwand, der bei den Frachtkontrollen entsteht.
• Sie mindern das Risiko von Beschädigungen und Schmutz. Für eine Kontrolle muss die Fracht oft geöffnet, durchsucht und neu verpackt werden.

Aktuell: RAS Cargo / Rest-Verfahren wird auch in Frankreich verboten!

Durch das Verbot des Rest-Verfahrens in Frankreich wird eine Zulassung auch für Unternehmen in Deutschland relevant, die bisher Luftfrachtkontrollen über den Umweg in Frankreich abgewickelt haben.

Bestimmte Arten der Luftfrachtkontrolle sind ab 1. Januar 2028 in Frankreich nicht mehr erlaubt. Für Versender dieser Arten von Luftfracht ist die Zulassung als bekannter Versender die einzige Lösung. Die Übergangsfrist läuft bis Ende 2027 und gibt Ihnen genug Zeit, den Statuswechsel stressfrei und sicher umzusetzen.

Die aktuellsten Infos dazu finden Sie über die folgenden Links:

Was ist der Hintergrund dieser Frachtkontrollen? (die Sie mit einer Zulassung vermeiden können)

Frachtkontrollen sind gesetzlich vorgeschrieben. Sie müssen für alle Luftfrachtsendungen durchgeführt werden, die nicht aus der sicheren Lieferkette stammen. Damit wird verhindert, dass gefährliche Gegenstände, zum Beispiel Sprengsätze, am Bord eines Flugzeugs geliefert werden .

Die Lieferkette beginnt beim Versender.

• Kommt die Sendung von einem bekannten Versender, erhält sie den Status „sicher“ (SPX). Sie wird ohne Verzögerungen und ohne Kontrolle in das Flugzeug verladen.

• Kommt die Sendung von einem Versender ohne diesen Status, muss sie vor der Verladung den entsprechenden Luftfrachtkontrollen zugeführt werden.

Frachtkontrollen werden meistens am oder in Flughafennähe durchgeführt.

Die Definition des Luftfahrt-Bundesamts:

„Bekannte Versender sind behördlich zugelassene Unternehmen, die Luftfracht erstmalig in Sendungsumlauf bringen und deren Betriebsverfahren den Sicherheitsvorschriften entsprechen, die es gestatten, die betreffende Fracht auf dem Luftweg zu befördern. Die jeweilige Sendung muss ihren Ursprung in der jeweils zugelassenen Betriebstätte haben.“

Mit dem bV-Status entgehen Sie also den zusätzlichen Kontrollen.

Damit steigt auch die Qualität Ihrer Lieferungen, denn Ihre Verpackung erreicht den Empfänger unangetastet. Gegenüber Ihren Kunden und Spediteuren belegen Sie mit dem Status außerdem, dass Ihre Betriebsverfahren den Sicherheitsvorschriften entsprechen.

Ablauf der Zulassung zum bekannten Versender

Bekannte Versender werden standortbezogen vom Luftfahrt-Bundesamt zugelassen. Rechtsgrundlage ist die Durchführungsverordnung (EU) 2015/1998.

Standortbezogen heißt, dass eine Zulassungsnummer immer pro Betriebstätte vergeben wird. Verfügen Sie über mehrere luftfrachtrelevanten Betriebsstätten an der Ware als Luftfracht identifizierbar wird? Dann wird das Luftfahrt Bundesamt jede dieser Betriebsstätten persönlich überprüfen.

Dementsprechend müssen Sie also für jeden luftfrachtrelevanten Standort einen eigenen Zulassungsantrag stellen. Zur Antragsstellung sollten Sie möglichst das vom LBA vorgegebene Formular „Zulassungsantrag BV“ verwenden.

Sie benötigen ein Sicherheitsprogramm

Bestenfalls vorher oder parallel zum Antrag erstellen Sie das bekannte Versender-Sicherheitsprogramm (BVSP). Darin beschreiben Sie für jeden Ihrer zulassungsrelevanten Standorte die folgenden Inhalte und Maßnahmen.

Kontaktdaten

• Hauptsitz
• Luftfrachtrelevante Betriebsstätten
• Sicherheitsbeauftragte und dessen Stellvertreter pro Betriebsstätte

Selbstdarstellung

• Allgemeine Sicherungsmaßnahmen
• Zugangs-, und Sicherungsregelungen

Personal

• Schulungen
• Überprüfung der Zuverlässigkeit

Schulung 11.2.3.9

Schulungen zum Sicherheitsbeauftragten (min. eine Person + Stellvertretung)

Überprüfung und Schulung sind für alle Mitarbeiter notwendig, die alleinigen und unbeobachteten Zugang zu den luftfrachtrelevanten Bereichen haben.

Frachtabwicklung

• Ursprung der Luftfracht
• Auswahl und Identifizierbarkeit der Luftfracht
• Luftfrachtlagerung
• Luftfrachtverpackung
• Luftfrachttransport

Interne Qualitätssicherung

• Beschreibung der Durchführung des vom LBA geforderten jährlichen internen Audits im Bereich Luftsicherheit

Notfallplan

• Vorgehen bei Verdacht auf nicht nachvollziehbare Manipulation am Frachtstück, bei unbefugtem Zutritt in den Sicherheitsbereich und bei Bombenverdacht

Checkliste Zulassung bekannter Versender

Nachfolgend haben wir die Anforderungen für Sie zusammengefasst:

• den Antrag auf Zulassung beim LBA einreichen
• ein Sicherheitsprogramm erstellen, umsetzen und aufrechterhalten
• mindestens eine Person und dessen Stellvertreter als Luftsicherheitsbeauftragten schulen lassen
• alle Mitarbeiter mit Zugang zu luftfrachtrelevanten Bereichen schulen
• die Validierung (Zulassungs-Audit vor Ort) durch das Luftfahrt Bundesamtpositiv bestehen

Das Zulassungsaudit dient dazu, die Inhalte des Sicherheitsprogramms zu prüfen sowie dessen mangelfreie Umsetzung im Rahmen einer vor-Ort-Besichtigung und Kontrolle zu begutachten. Diese Kontrolle führt ausschließlich das Luftfahrt-Bundesamt durch.

Wir bereiten Sie und Ihr Unternehmen gerne darauf vor und begleiten Sie auf Wunsch persönlich beim Zulassungsaudit.

Nach der Zulassung wiederholt das Luftfahrt-Bundesamt seine Kontrollen mindestens alle fünf Jahre. Auch zwischen den Audits müssen Sie alle Anforderungen aus Ihrem Sicherheitsprogramm einhalten.

Zur Selbstüberprüfung führen Sie einmal jährlich ein internes Audit durch und dokumentieren es.

Unsere Beratung vor und nach der Anerkennung durch das LBA

Wir unterstützen Sie gerne bei

• allen Fragen rund um die sichere Lieferkette und Ihren bV-Status
• der Analyse, welche Mitarbeiter alleinigen Zugang zu Ihren luftfrachtrelevanten Bereichen haben und geschult werden müssen
• der tätigkeitsgerechten Schulung Ihres Luftsicherheitsbeauftragten samt Stellvertretung sowie Ihres Personals nach den Kapiteln 11.2.3.9 und 11.2.5
• der Erstellung Ihres bekannte-Versender-Sicherheitsprogramms (BVSP) und eines individuell angefertigten Ordners „Luftsicherheit“
• der Einreichung Ihres Zulassungsantrags beim Luftfahrt-Bundesamt und der Zusammenstellung aller erforderlichen Nachweise
• der Begleitung des standortbezogenen Zulassungs-Audits, das das Luftfahrt-Bundesamt für jede Betriebsstätte durchführt
• der Durchführung und Dokumentation Ihrer jährlichen internen Audits
• der dauerhaften Betreuung Ihres bV-Status, einschließlich der Überwachung der Zuverlässigkeitsüberprüfungen (ZÜP) und aktueller Hinweise zu gesetzlichen Neuerungen

Betreuung für zugelassene Unternehmen

Auch wenn bereits eine bV Zulassung besteht, bieten wir Ihnen gerne unsere Betreuung an.

Durch die First Class Management GmbH erhalten Sie alle Informationen die Sie in einer sich schnell bewegenden Welt der Luftsicherheit benötigen.

Ihre Vorteile durch eine Betreuung von First Class Management auf einen Blick:

• Anpassung Ihres „Bekannter Versender-Sicherheitsprogramm“ an Änderungen in Ihrem Unternehmen
• Anpassung des Sicherheitsprogramms an geänderte gesetzliche Vorgaben
• Verwaltung und rechtzeitige Planung von Luftsicherheitsschulungen bzw. Refresher Schulungen
• Überwachung der Zuverlässigkeitsüberprüfung nach §7 LuftSiG (ZÜP) und rechtzeitige Erinnerungen für Verlängerungsanträge
• Aktuelle Informationen zu gesetzlichen Neuerungen im Bereich Luftfrachtsicherheit
• Begleitung bei angekündigten LBA Kontrollen (beispielsweise Re-Audits)
• Verwaltung der jährlichen internen Luftsicherheitsaudits
• Durchführung der jährlichen internen Luftsicherheitsaudits
• Berichterstattung und Dokumentation der jährlichen internen Luftsicherheitsaudits

Sprechen Sie uns an. Wir freuen uns Ihnen zur Seite zu stehen.

Definition „Bekannter Versender“ in einfachen Worten:

„Bei einem bekannten Versender handelt es sich um einen Hersteller oder Produzenten, teilweise auch Montagebetrieb. Bei diesen Betrieben wird die identifizierbare Luftfracht erstmalig in den Sendungsumlauf gebracht. In kurzen Worten beschrieben entsteht bei dem bekannten Verstender identifizierbare Luftfracht. Die Sendung von einem bekannten Versender muss keinen weiteren Frachtkontrollen an Flughäfen oder anderen Dienstleistern zugeführt werden.“

FAQ Bekannter Versender

Brauche ich den bV-Status oder reicht es, meine Fracht über einen reglementierten Beauftragten kontrollieren zu lassen?

Grundsätzlich können Sie Luftfracht auch ohne eigene Zulassung versenden. Ihre Sendungen müssen dann vor der Verladung ins Flugzeug von einem dafür zugelassenen reglementierten Beauftragten kontrolliert werden, zum Beispiel per Röntgen. Diese Kontrollen kosten Geld und Zeit, und beim Öffnen und Neuverpacken der Sendungen besteht immer ein Risiko von Beschädigungen und Verschmutzung.

Als bekannter Versender entfallen diese Kontrollen komplett. Ihre Fracht erhält den Sicherheitsstatus „sicher“ (SPX) und wird ohne Verzögerung ins Flugzeug verladen. Wer regelmäßig Luftfracht versendet, spart mit der Zulassung deshalb dauerhaft Kosten und gewinnt Planbarkeit.

Was bedeutet das Verbot der Sonderkontrollverfahren in Frankreich ab 2028 konkret für meinen Versand?

Bestimmte Arten der Luftfrachtkontrolle sind in Frankreich ab dem 1. Januar 2028 nicht mehr erlaubt. Betroffen sind vor allem Unternehmen, die nach dem Verbot des Sonderkontrollverfahrens in Deutschland (2019) ihre Kontrollen über den Umweg Frankreich abgewickelt haben. Dieser Weg fällt dann weg.

Für Versender dieser Arten von Luftfracht ist die Zulassung als bekannter Versender die einzige Lösung. Die Übergangsfrist läuft bis Ende 2027. Wer jetzt beginnt, schafft das ohne Zeitdruck.

Was passiert, wenn ich den bV-Status verliere oder die Verlängerung versäume?

Wer die Frist für die Verlängerung versäumt, verliert den Status und muss das gesamte Zulassungsverfahren von vorn durchlaufen. In der Zwischenzeit gilt Ihre Fracht als unsicher. Jede Sendung muss wieder kostenpflichtig kontrolliert werden, mit den entsprechenden Verzögerungen am Flughafen.

Das Luftfahrt-Bundesamt wiederholt seine Kontrollen mindestens alle fünf Jahre. Auch zwischen den Audits müssen Sie alle Anforderungen Ihres Sicherheitsprogramms einhalten und jährlich ein internes Audit durchführen. Mit einer laufenden Betreuung behalten wir Fristen und Anforderungen für Sie im Blick, damit es gar nicht erst zum Statusverlust kommt.