Externer Qualitätsmanagementbeauftragter

Unsere externen Managementbeauftragten begleiten Sie bei jedem Schritt der ISO-Zertifizierung – und bei Bedarf auch danach.

Was ist ein Qualitätsmanagementbeauftragter?

Jedes Unternehmen und jede Organisation ist bestrebt, Kundenerwartungen zu verstehen und zu erfüllen. Bei dieser Unternehmensstrategie ist die Qualität des Angebots ausschlaggebend, um neue Kunden zu gewinnen und langfristig zu binden.

Doch der Wunsch nach qualitativ hochwertigen Produkten und Dienstleistungen allein reicht nicht aus.

Im Unternehmen müssen Qualitätsprinzipien und Methoden etabliert und praktisch umgesetzt werden.

Und hier kommt der Qualitätsmanagementbeauftragte ins Spiel.

Ein Qualitätsmanagementbeauftragter ist eine Person, die bezüglich eines Qualitätsmanagement-Systems nach ISO 9001 eine wichtige Funktion in einem Unternehmen / in einer Organisation einnimmt. Oft wird er auch kurz als Qualitätsbeauftragter oder noch kürzer als QMB bezeichnet.

Dabei muss der QMB die Prinzipien und Verfahren des Qualitätsmanagements vollständig verstehen und dessen Methoden praktisch umsetzen können. Der QMB nimmt bei der Ausübung seiner Tätigkeit jedoch keine leitenden Position ein.

Gemeinsam mit der Geschäftsführung durchleuchtet der Qualitätsmanagementbeauftragte die internen Abläufe des Unternehmens / der Organisation. Sollten bei der Analyse Verbesserungspotenziale aufgedeckt werden, so stellt der Qualitätsbeauftragte diese der Geschäftsleitung vor und steuert die Umsetzung der Verbesserungen.

Welche Aufgaben hat der QMB?

Die Aufgaben eines QMBs sind vielfältig und zumeist unternehmens- / organisationsbezogen. Seine beratende und unterstützende Rolle im Unternehmen kann in folgende Aufgabenbereiche gegliedert werden:

• Einführung, Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagement-Systems
• Überwachung / Korrektur des QM-Systems
• Beratende Funktion für die Unternehmensleitung: Welche Qualitätsziele / -politik sollen im Unternehmen entwickelt werden?
• Regelmäßige Berichterstattung an die Firmenleitung, über die Wirksamkeit des QM-Systems und den aktuellen Entwicklungsstand
• Bearbeitung von Kundenreklamationen
• Ermittlung und Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, sowie Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterberatung bei Fragen bzgl. des Qualitätsmanagementsystems
• Schulungsmaßnahmen bezgl. des Qualitätsmanagementsystems planen und durchführen
• Durchführung bzw. Begleitung bei externen und internen Audits
• Qualitätscontrolling: Informationen und Daten sammeln und auswerten
• Erstellung der QM-relevanten Dokumente (Qualitätsmanagement-Handbuch, Prozessbeschreibungen, Formulare, Leitlinien, usw.)
• Abfrage, Ermittlung und Steigerung der Kundenzufriedenheit
• Einführung, Umsetzung und Überprüfung des Abweichungsmanagements (Fehlerbehandlung / Reklamationen / Verbesserungen)
• Überwachung der Dokumentenlenkung
• Ermittlung und Auswertung von qualitätsrelevanten Kennzahlen
• Überprüfung und Überwachung einer stetigen Verbesserung des Qualitätsmanagementsystems

Welche Kompetenzen muss ein QMB vorweisen?

Wegen der wichtigen Position eines Qualitätsmanagementbeauftragten innerhalb eines Unternehmens sind die folgenden Qualifikationen und Fähigkeiten wichtig:

• Qualitätsbewusstsein
• Kenntnisse im Projektmanagement
• Fachwissen über die Inhalte und Methoden des Qualitätsmanagements
• Rechtliche Kenntnisse zur Haftungsvermeidung
• Kooperatives Denken und Handeln
• Gutes Zeitmanagement
• Gutes Selbstmanagement
• Entscheidungsfreudig
• Kontinuierliches Aufbessern der eigenen Fähigkeiten und Fertigkeiten
• Kenntnisse in Präsentationsvorgängen

Neben seiner fachlichen Eignung sollte der QMB auch in sozialen Bereichen Kompetenzen mitbringen:

• Richtiger Umgang mit Kritik und Konflikten
• Überzeugendes Auftreten und Durchsetzungsvermögen
• Motivierendes Auftreten
• Kommunikationsfähig
• Einfühlungsvermögen
• Teamfähigkeit

Welche Vorteile bietet mir ein externer Qualitätsbeauftragter?

Viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) setzen auf die Hilfe von externen Qualitätsbeauftragten. Dieser Schritt lohnt sich für KMUs besonders, wenn die Betriebs- und Kostenstruktur die Bereitstellung eines eigenen QMB nicht zulassen.

Die Vorteile eines externen Qualitätsmanagementbeauftragten auf einen Blick:

• Reduzierte Personalkosten (Kosten zur Weiterbildung zum QMB entfallen)
• Preismodell wird vor dem Einsatz des externen QMB schriftlich festgelegt. Somit haben Sie eine finanzielle Sicherheit, da lediglich die Tätigkeit bezahlt wird, welche durchgeführt wird.
• Entlastung von Mitarbeitern und Ressourcen. Ihr Unternehmen kann sich voll und ganz auf die geschäftlichen Tätigkeiten konzentrieren
• Fachlich kompetente externe QMB mit langjähriger Erfahrung (überprüfte Wirksamkeit des eingeführten QM-Systems sowie laufende Aktualisierungen am QM-System um auf dem neusten Stand zu bleiben)
• Durchführung der internen Audits und persönliche Begleitung bei Überwachungs- und Rezertifizierungsaudits
• Betriebsblindheit wird durch eine neutrale Betrachtung von außen vermieden
• Erhöhte Akzeptanz der Mitarbeiter bei externer Fachkraft

Das Ziel ist, die kontinuierliche Verbesserung Ihres QM-Systems und die Optimierung Ihrer unternehmerischen (qualitäts- und wirtschaftsrelevanten) Prozesse. Das Ziel wird, mit der Bereitstellung unseres externen Managementbeauftragten, festgelegt und regelmäßig überprüft.

Die First Class Management GmbH begleitet Sie auf dem Weg zur Zertifizierung

Sie möchten Ihr Unternehmen nach DIN EN ISO 9001 zertifizieren lassen? Die First Class Management GmbH begleitet Sie gerne auf den Weg zur Zulassung.

Anhand der dokumentierten Unternehmensstrukturen, Verantwortlichkeiten und firmeninternen Abläufe findet eine Konformitätsprüfung statt. Nach der Konformitätsprüfung werden weitere Stichproben durchgeführt. Diese sollen die Einhaltung der eingeführten Prozesse und Verfahren feststellen.

Damit bei Ihrer Zertifizierung alles ohne Probleme verläuft, beraten wir Sie gerne im Vorfeld. Bauen Sie auf unser Fachwissen und unserer langjährigen Erfahrung und schreiten Sie gemeinsam mit uns, in Richtung DIN EN ISO 9001 Zertifizierung.

• Wir wissen wie der Ablauf eines Zertifizierungs-Audits funktioniert und zeigen Ihnen, auf welche Bereiche der Auditor besonders achtet. Gemeinsam planen wir jeden Schritt im Voraus.
• Wir überprüfen Ihre Qualitätsmanagement-Dokumente auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit
• Benötigen Sie und Ihre Mitarbeiter eine Trainingsphase? Kein Problem. Wir führen gemeinsam einen Testlauf für die Zertifizierung durch. Dabei achten wir auf potenzielle Verbesserungsmöglichkeiten und führen ggf. Korrekturmaßnahmen durch.
• Ist ein Vor-Audit für Ihr Unternehmen sinnvoll? Als zusätzlichen Testlauf bieten Zertifizierungsstellen eine Generalprobe an. Hierbei stellen wir gemeinsam fest, ob Ihr Unternehmen alle nötigen Voraussetzungen zur Zertifizierung erfüllt oder ob weitere Änderungen im Unternehmen vorgenommen werden müssen. Bis zum Tag der Zertifizierung können weitere interne Verbesserungen vorgenommen werden
• Alle drei Jahre muss Ihr Unternehmen re-zertifiziert werden. Wir unterstützen Sie gerne dabei und bieten auf Wunsch zusätzlich eine Hilfestellung für das jährliche Überwachungsaudit an.

Ihr Unternehmen ist bereits mit einem Qualitätsmanagement-System zertifiziert?

Sollte Ihr Unternehmen bereits gemäß ISO 9001 zertifiziert sein, bietet die First Class Management GmbH Ihnen eine durchgängige Betreuung und Optimierung des bereits etablierten QM-Systems.

Lassen Sie sich von uns kompetent betreuen, wenn Sie jährlich den Erfolg Ihres Qualitätsmanagement-Systems im Rahmen der DIN EN ISO 9001:2015 Zertifizierung nachweisen müssen. Damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können, bieten wir Ihnen zusätzlich umfangreiche Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Pflege Ihres Qualitätsmanagement-Systems.

Nach der ersten Zertifizierung kostet die Pflege und ständige Weiterentwicklung des QMS viel Zeit und Arbeit für Ihren QMB. Als externe Qualitätsmanager nehmen wir Ihnen diese zeit- und geduldsintensive Aufgabe gerne ab. Wir überwachen und verbessern Ihr QM-System im Hintergrund, während Sie Ihrem Tagesgeschäft nachgehen.

Die Leistungen unseres externen Qualitätsmanagementbeauftragten:

• Überwachung und kontinuierliche Verbesserung Ihres QM-Systems
• Änderungen und Ergänzungen im QM-System werden zur Nachvollziehbarkeit dokumentiert.
• Vorausplanung und Durchführung der internen Audits
• Durchführung von Mitarbeiterschulungen
• Wir unterstützen Sie bei der Durchführung des jährlichen Management-Reviews.
• Wir vergleichen Ihre Prozessziele mit den erreichten Prozessergebnissen. So können Sie sicher sein, ob Sie mit Ihrem QM-System Ihre Ziele erreicht haben.
• Unterstützung und Vorbereitung der Managementbewertung
• Unterstützung und Überwachung der Kennzahlen
• Unterstützung und Überwachung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit
• Erinnerungen bezgl. der Anforderungen / Nachweise für externe Dienstleister / Fremddienstleister
• Überwachung der internen Kommunikation (Erinnerungen für notwendige Meetings, bzw. deren Dokumentation)
• Überprüfung der Verbesserungs- und Abweichungsliste / Hilfestellung beim Abweichungsmanagement
• Einleiten und dokumentieren von Vorbeugemaßnahmen
• Schulungsplan überwachen und bei Bedarf ändern
• Stellenbeschreibungen bei Bedarf ändern und zur Unterschrift vorlegen
• Unterstützung und Überprüfung der Dokumentenlenkung (Revisionen und Aktualitätsprüfungen schriftlich festhalten)
• Notwendige Audits organisieren und überwachen
• Einführung und Überwachung des Aktionsplans bzw. QM-Jahresplans (beinhaltet das gesamte System)