AEO Anforderungen und Kriterien

Kriterien - Wie kann der zugelassene Wirtschaftsbeteiligte die Sicherheit seiner Lieferkette verbessern?

Der zugelassene Wirtschaftsbeteiligte kann die Sicherheit seiner Lieferkette beispielsweise durch folgende Maßnahmen verbessern:

  • Indem der zugelassene Wirtschaftsbeteiligte, mit anderen zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten arbeitet, oder mit anderen Unternehmen, welche mindestens eine gleichwertige Bewilligung/Zertifizierung erhalten haben (z.B. reglementierter Beauftragter/bekannter Versender).
  • Indem der zugelassene Wirtschaftsbeteiligte mit seinen Handelspartnern eine vertragliche Vereinbarung über die Sicherheit trifft.
  • Indem die Unterauftragnehmer persönlich vom zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten ausgewählt werden.
  • Es werden Einrichtungen benutzt, für die internationale oder europäische Sicherheitszeugnisse ausgestellt wurden (z.B. ISO 28000, reglementierte Beauftragte, bekannte Versender).
  • Erfährt ein zugelassener Wirtschaftsbeteiligter, dass einer seiner Handelspartner, der Teil der internationalen Lieferkette ist, keine angemessenen Sicherheitsstandards anwendet, trifft er unverzüglich und soweit möglich geeignete Maßnahmen, um die Sicherheit der Lieferkette zu verbessern.
  • Indem er bei Übernahme von Sendungen von unbekannten Geschäftspartnern Maßnahmen trifft, um sicherzustellen, dass die mit solchen Geschäftspartnern verbundenen Sicherheitsrisiken auf ein bestimmtes Niveau begrenzt werden.

Kriterien für den Erhalt einer AEO Bewilligung

Anhand folgender Kriterien wird der Erhalt einer AEO Bewilligung bewertet:

  • Durch das Einhalten der Zollvorgaben
  • Durch eine nachvollziehbare Finanzbuchhaltung
  • Durch eine gesicherte finanzielle Lage
  • Durch geeignete Sicherheitsstandards
  • Durch Nachvollziehbarkeit und Rückverfolgung der Lieferkette
  • Durch eine praktische sowie berufliche Eignung, die in Zusammenhang mit der ausgeübten Tätigkeit steht
  • Durch eine steuerliche Zuverlässigkeit

Welche der oben genannten Kriterien geprüft werden, hängt von der AEO-Zertifizierungsvariante ab.

Schulungen - Sensibilisierung des Sicherheitsbewusstseins von Mitarbeitern (Beispielangaben)

Alle Mitarbeiter eines AEO-zugelassenen Unternehmens unterliegen bestimmten Standards, die die Sicherheit der Lieferkette gewährleisten sollen.

Für die Sicherheit im Unternehmen ist daher jeder einzelne Mitarbeiter verantwortlich und trägt wesentlich für die Umsetzung der geforderten Sicherheitsmaßnahmen bei.

Mögliche und relevante AEO Schulungsthemen sind zum Beispiel:

  • Zugang zum Firmengelände bzw. den Lager-/Produktionsstätten (z.B. Einbruch)
  • Verhalten bei Manipulation/Beschädigung von Türen, Toren, Schließanlagen, Schränken etc.
  • Verwahrung und Zugang zu Schlüsseln oder Transponder
  • Verhalten bei Manipulation an Ladeeinheiten, Paketen und Geräten (z.B. beschädigte Siegel)
  • Beaufsichtigung von Fremden auf dem Firmengelände und in den Gebäuden (z.B. externe Dienstleister)
  • Sicherheitsanforderungen bei der Beschäftigung von externen, z.B. Leiharbeitern, Reinigungspersonal
  • Ausweiskontrolle
  • besondere Sicherheitsbereiche

Sicherungsmaßnahmen - Mit welchen Möglichkeiten kann ich das Betriebsgelände/Betriebsgebäude vor unbefugten Zutritt schützen?

  • Identitätsprüfung von Personen durch überprüftes und geschultes Personal z.B. Pförtner oder Frachtannahmepersonal (mittels gültigem Personalausweis /Reisepass)
  • Videoüberwachung durch Personal – Um jedes Betreten von geschützten Bereichen registrieren und überwachen zu können um z.B. die Mitnahme weiterer Personen auszuschließen.
  • Bedienung von Schließanlagen (z.B. Schranken) durch geprüftes und geschultes Personal, in der Regel sind dies Pförtner,
    um den Zutritt nach vorzeigen eines Ausweises kontrollieren zu können.
  • Dokumentenprüfung, geprüft werden können z.B. Lieferscheine, um den Grund für das berechtigte Betreten belegen zu können.

Sicherungsmaßnahmen - Verhalten der Mitarbeiter bei Antreffen betriebsfremder Personen

Verhalten, wenn sich eine unbekannte Person im Sicherheitsbereich aufhält:

  • Sie sollten die Person ansprechen und nach der Zugangsberechtigung (z.B. Firmenausweis) fragen
  • Sie sollten die Person zum entsprechenden Mitarbeiter bzw. zur entsprechenden Stelle begleiten
  • Sie sollten den Vorfall umgehend an den Vorgesetzte oder an den verantwortlichen Mitarbeiter melden

Sicherungsmaßnahmen - Welche Maßnahmen sind möglich um das Betriebsgebäude zu sichern?

Mögliche Maßnahmen um das Betriebsgebäude zu sichern sind:

  • Tore, Türen, sonstige Zugangsöffnungen – z.B.: Türknauf von Außen Zutrittskontrollsystem
  • Zugang von Mitarbeitern mittels Ausweisen in Verbindung mit einem Kartenleser oder mittels Schlüssel (Schlüsselliste/Karten bzw.-Chipliste)
  • Zugang von Besuchern / Fremdfirmen durch eine Klingel am Tor/ an der Tür oder durch eine am Empfang sitzende Person / Aufenthalt nur in Begleitung eines geschulten Mitarbeiters

Sicherungsmaßnahmen - Welche Maßnahmen sind möglich um das Betriebsgebäude zu sichern? • Tore, Türen, sonstige Zugangsöffnungen – z.B.: Türknauf von Außen Zutrittskontrollsystem • Zugang von Mitarbeitern mittels Ausweisen in Verbindung mit einem Kartenleser oder mittels Schlüssel (Schlüsselliste/Karten bzw.-Chipliste) • Zugang von Besuchern / Fremdfirmen durch eine Klingel am Tor/ an der Tür oder durch eine am Empfang sitzende Person / Aufenthalt nur in Begleitung eines geschulten Mitarbeiters

Mögliche Maßnahmen um das Betriebsgelände zu sichern sind:

  • Grundstücksumzäunung
  • Zufahrtkontrollen in Form einer Schranke, welche von einer Person bedient wird oder die mittels Ausweis geöffnet werden kann.
  • Zugangskontrolle von Besuchern durch eine Person, die an einem Empfang sitzt und die Identität der Person überprüft, erfasst und gegebenenfalls Ausweise ausgibt.
  • Überwachung des Geländes mittels Kamera und Bestreifung durch einen Sicherheitsdienst
  • Türe und Tore sichern mit Zutrittskontrollsystem

Terrorlisten - Was ist eine Sanktionslistenprüfung (Anti-Terror-Screening) ?

Eine Sanktionslistenprüfung ist das Prüfen der Anti-Terror-Listen und Sanktionslisten, in welchen – der Name und die Adresse von Personen sowie Firmen aufgeführt sind, die im Verdacht stehen, Mitglied einer terroristischen Vereinigung zu sein.

Im Rahmen der AEO-Bewilligung, erwartet die Zollverwaltungen von den Firmen umfassende Screenings, wiederholt und in kurzen Abständen.
Der Abgleich erfolgt anhand der in den EU-Antiterrorverordnungen (Verordnung (EG) Nummer 2580/2001 und Nummer 881/2002).

In diesen Prüfungen ist die Verordnung (EG) Nr. 753/2011 über restriktive Maßnahmen gegen bestimmte Personen, Gruppen, Unternehmen und Einrichtungen zusätzlich miteinzubeziehen.

Diese Boykottierung wird gewehrleistet, indem man terroristischen Personen, Gruppen und Organisationen weder finanzielle Mittel noch wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung stellt.

Unternehmen sind verpflichtet, dass die Umsetzung der Terrorlistenüberprüfungen eingehalten und sichergestellt werden. In diesen Listen sind alle an den Geschäftsprozessen beteiligten Parteien, sowie alle indirekten und direkten Lieferungen zu prüfen. Aus datenschutzrechtlicher Sicht, sind diese Prüfungen zulässig.

Zuverlässigkeit der Handelpartner - Sicherheitserklärung

Handelspartner haben die Möglichkeit unter zollrelevanten Aspekten, ein AEO-Zertifikat zu beantragen. Falls Sie jedoch keinen Gebrauch davon machen sollten, so müssen Sie den anderen Mitgliedern der Lieferkette eine Zusicherung hinsichtlich ihrer Sicherheitsstandards gewähren. (bspw. mit Hilfe einer Sicherheitserklärung).

In diesem Anbetracht können alle Wirtschaftsbeteiligten in der Lieferkette, die zwischen dem Ausführer und dem Empfänger angesiedelt sind, als Handelspartner eingestuft werden.

Kriterien - Zuverlässigkeit der Handelspartner

Als angemessen gelten die Sicherheitsstandards, wenn Maßnahmen getroffen wurden, die eine eindeutige Feststellung seiner Handelspartner ermöglichen.
Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte können nur verantwortlich gemacht werden für:

  • ihren Anteil an der Lieferkette
  • die sich in ihrem Gewahrsam befindenden Waren
  • für die von ihnen betriebenen Anlagen

Um die Sicherheit, der in ihrem Gewahrsam befindlichen Waren gewährleisten zu können, sind sie auch von den Sicherheitsstandards ihrer Handelspartner abhängig.

Im Anbetracht auf die Erfüllung der Sicherheitsanforderungen, sollte der zugelassene Wirtschaftsbeteiligte beim Abschluss neuer vertraglicher Vereinbarungen mit einem Handelspartner die andere Vertragspartei anhalten, die Sicherheit der Lieferkette zu bewerten und zu verbessern und sollte dies – soweit es mit seinem Unternehmensmodell vereinbar ist – in den vertraglichen Vereinbarungen ausdrücklich vorsehen.

Außerdem wird dem zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten geraten, alle dazugehörigen Unterlagen aufzuheben, die seine Bemühungen, um die Gewährleistung der Einhaltung dieser Anforderungen durch seine Handelspartner zu belegen. Außerdem könnte er vor dem Abschluss vertraglicher Vereinbarungen, die betreffenden Handelsauskünfte über die anderen Vertragsparteien überprüfen lassen.